Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào thương mại quốc tế, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Theo đó, một vị trí âm thầm nhưng quyết định sự trôi chảy của cả chuỗi vận hành chính là nhân viên chứng từ hải quan. Họ là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp – cơ quan hải quan – hãng vận chuyển – kho bãi – kiểm dịch, đảm bảo mọi bộ hồ sơ và thủ tục pháp lý được xử lý chính xác, nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Không chỉ ghi nhận vai trò “người xử lý giấy tờ”, nhân viên chứng từ hải quan ngày nay cần có tư duy pháp lý, khả năng phân tích rủi ro, hiểu sâu quy trình logistic, và sở hữu tác phong làm việc chuyên nghiệp để giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế sai sót. Đây cũng là lý do vị trí này được xem là “xương sống” của toàn bộ chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics hay đại lý khai thuê hải quan. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nhân viên chứng từ hải quan là gì?
Nhân viên chứng từ hải quan (Customs Documentation Staff) là người chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra, xử lý và nộp các loại hồ sơ, tờ khai liên quan đến thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu – nhập khẩu. Công việc của họ phải tuân thủ luật hải quan, các nghị định, thông tư liên quan cũng như quy định nội bộ của từng doanh nghiệp.
Họ làm việc dưới vai trò hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước, bao gồm: khai tờ khai điện tử (VNACCS/VCIS), đăng ký kiểm định, chuẩn bị hồ sơ C/O, làm việc với kho bãi, hãng tàu, vận tải và theo dõi quá trình thông quan cho đến khi hàng được bàn giao.
2. Vai trò quan trọng của nhân viên chứng từ hải quan trong doanh nghiệp
2.1. Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật
Hải quan là lĩnh vực yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ trong mô tả hàng hóa, mã HS code hay trị giá tính thuế đều có thể khiến doanh nghiệp bị:
– Truy thu thuế
– Nộp phạt vi phạm hành chính
– Bị đưa vào diện kiểm tra chặt
– Tăng thời gian thông quan và chi phí lưu bãi
Nhân viên chứng từ chính là người ngăn chặn những rủi ro này.
2.2. Tối ưu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
Nhờ kinh nghiệm và hiểu biết sâu về quy trình, nhân viên chứng từ hải quan giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chờ đợi, chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tránh phát sinh chi phí lưu bãi, lưu container, phí chỉnh sửa vận đơn hoặc phí phạt hãng tàu.
2.3. Kết nối các bộ phận trong chuỗi cung ứng
Họ làm việc trực tiếp với: Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu, bộ phận logistics, kho bãi, đại lý hãng tàu, cơ quan hải quan, khách hàng trong và ngoài nước
Do đó, nhân viên chứng từ là điểm mấu chốt đảm bảo sự liền mạch trong toàn bộ quy trình vận hành.
2.4. Đóng góp vào chiến lược vận hành dài hạn
Một nhân viên chứng từ giàu kinh nghiệm có thể đề xuất phương án tối ưu về:
– Mã HS có thuế suất thấp hợp lý
– Điều kiện Incoterms phù hợp
– Phương án vận chuyển tiết kiệm
– Các ưu đãi thuế từ FTA nhờ C/O
Những đề xuất này giúp doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.
3. Công việc chi tiết của nhân viên chứng từ hải quan
Để hiểu rõ hơn, dưới đây là quy trình làm việc theo từng bước:
3.1. Tiếp nhận thông tin lô hàng
Nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận: Hợp đồng (Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), booking note từ hãng tàu hoặc forwarder, quotation vận chuyển, yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nếu có. Họ phải rà soát tính hợp lệ của bộ chứng từ ngay từ đầu.
3.2. Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan
Tùy từng loại hàng (xuất – nhập – tạm nhập – tái xuất – gia công – sản xuất xuất khẩu), nhân viên chứng từ chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng:
– Tờ khai hải quan
– Invoice, Packing List
– Bill of Lading/Airway Bill
– C/O form A, AK, E, D… nếu xin ưu đãi thuế
– Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch động thực vật, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm…)
– Catalogue, mô tả hàng hóa (nếu hải quan yêu cầu)
3.3. Khai báo hải quan trên VNACCS/VCIS
Họ sử dụng phần mềm của Tổng cục Hải quan để: Nhập dữ liệu, chọn mã HS, tính thuế, kiểm tra điều kiện kiểm tra nhà nước, gửi tờ khai điện tử. sSau khi tờ khai lên luồng xanh/vàng/đỏ, nhân viên chứng từ tiếp tục xử lý.
3.4. Làm việc với hải quan
Dù hồ sơ tốt đến đâu vẫn có thể phát sinh:
– Yêu cầu chỉnh sửa
– Bổ sung hồ sơ
– Tham vấn giá
– Kiểm hóa
Nhân viên chứng từ phải biết cách trình bày rõ ràng, minh bạch và hợp lý để tạo sự tin tưởng từ cán bộ hải quan.
3.5. Theo dõi thông quan
Họ theo sát quá trình: Kiểm hóa. đóng thuế, nhận kết quả thông quan, nhận lệnh giao hàng (D/O),điều phối kho bãi nhận hàng
3.6. Lưu trữ chứng từ và báo cáo
Sau khi thông quan, nhân viên chứng từ:
– Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật
– Báo cáo cho cấp quản lý
– Đối chiếu thanh toán liên quan đến chi phí hải quan – logistics
Tất cả giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm toán và tránh rủi ro.
Xem thêm: Ngành Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu: Những Kiến Thức Cốt Lõi Cần Nắm
4. Những kỹ năng quan trọng mà nhân viên chứng từ hải quan cần có
Kiến thức pháp luật vững chắc
Bao gồm: Luật Hải quan, luật Thuế xuất nhập khẩu, các nghị định, thông tư hướng dẫn, quy định kiểm tra chuyên ngành, danh mục thuế ưu đãi FTA. Đây là nền tảng bắt buộc.
Khả năng phân tích mã HS
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến: Thuế nhập khẩu, VAT, kiểm tra chuyên ngành. Kinh nghiệm và tư duy logic sẽ giúp lựa chọn mã HS chính xác, tránh rủi ro bị tham vấn.
Kỹ năng soạn – kiểm tra chứng từ chuẩn xác
Chỉ cần sai 1 ký hiệu trên invoice hay vận đơn cũng dẫn đến:
– Khai sai tờ khai
– Không thông quan được
– Phát sinh phí chỉnh sửa vận đơn
– Trễ tiến độ giao hàng
Sự cẩn trọng là phẩm chất bắt buộc.
Giao tiếp và xử lý tình huống
Nhân viên chứng từ thường xuyên làm việc với: Hải quan, forwarder, hãng tàu, doanh nghiệp kiểm định. Do đó, kỹ năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp giúp giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả.
Tiếng Anh
Đọc hiểu: Invoice, Packing List, Contract, CoA, Catalogue kỹ thuật là yêu cầu căn bản.
Kỹ năng quản lý thời gian
Hầu hết lô hàng đều có deadline. Chậm trễ = mất tiền. Nhân viên chứng từ phải biết ưu tiên xử lý công việc hợp lý.
5. Quy trình chuẩn để trở thành một nhân viên chứng từ hải quan giỏi
Bước 1: Học luật và nắm vững quy định
Tự trang bị kiến thức từ:
– Tài liệu Tổng cục Hải quan
– Thông tư – nghị định mới
– Case study doanh nghiệp
Bước 2: Thành thạo VNACCS/VCIS
Nắm rõ cách: Tạo tờ khai, chỉnh sửa tờ khai, xử lý tờ khai lỗi, phân luồng
Bước 3: Hiểu sâu về logistics
Gồm: Vận tải biển – hàng không – nội địa, Incoterms, hàng FCL, LCL, các loại phí local charges
Bước 4: Rèn kỹ năng giao tiếp với hải quan
Khéo léo – minh bạch – đúng luật là bí quyết.
Bước 5: Xây dựng khả năng phân tích rủi ro
Một nhân viên chứng từ giỏi luôn dự đoán trước vấn đề và chuẩn bị phương án B.
6. Những sai lầm thường gặp và cách tránh
6.1. Lựa chọn sai mã HS
Cách tránh: dựa vào catalogue, mô tả kỹ thuật, tham khảo tuyến tính 3 cấp: mô tả – tính năng – cấu tạo.
6.2. Kiểm tra chứng từ chưa kỹ
Cách tránh: dùng checklist chuẩn SOP nội bộ.
6.3. Thiếu kỹ năng giao tiếp với hải quan
Cách tránh: giữ thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng, trình bày logic.
6.4. Quên theo dõi lịch tàu – deadline
Cách tránh: dùng phần mềm quản lý hoặc Google Calendar.
6.5. Không cập nhật luật mới
Cách tránh: theo dõi website hải quan và các hội nhóm ngành.
Nhân viên chứng từ hải quan là vị trí đòi hỏi kiến thức sâu rộng, sự cẩn trọng tuyệt đối và khả năng xử lý tình huống linh hoạt. Trong thời kỳ thương mại toàn cầu phát triển mạnh mẽ, vai trò của họ ngày càng trở nên quan trọng và không thể thay thế. Một nhân viên chứng từ giỏi không chỉ giúp doanh nghiệp thông quan thuận lợi, mà còn góp phần tối ưu chi phí, hạn chế rủi ro và nâng cao uy tín doanh nghiệp.
Nếu bạn đang định hướng theo ngành xuất nhập khẩu – logistics, đây chắc chắn là nghề nghiệp giàu tiềm năng, ổn định và mang lại cơ hội thăng tiến rõ ràng. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
