Trong hoạt động kinh doanh quốc tế, chi phí xuất nhập khẩu luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định lợi nhuận, khả năng cạnh tranh và tính bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn gặp tình trạng tính thiếu chi phí, phát sinh ngoài dự kiến hoặc không hiểu rõ bản chất từng khoản phí.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu một cách hệ thống, đầy đủ và dễ hiểu nhất về chi phí xuất nhập khẩu, từ những khoản cơ bản bắt buộc đến các chi phí ẩn thường bị bỏ sót, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát chi phí hiệu quả trong thực tế. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chi phí xuất nhập khẩu là gì? Vì sao cần hiểu đúng ngay từ đầu?
Chi phí xuất nhập khẩu là toàn bộ các khoản chi mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đưa hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác, bao gồm chi phí nội địa, chi phí quốc tế, chi phí pháp lý hải quan và các chi phí phát sinh liên quan.
Hiểu đúng chi phí xuất nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp:
– Dự toán giá thành chính xác
– Báo giá cho khách hàng sát thực tế
– Tránh thua lỗ do thiếu chi phí
– Chủ động đàm phán với đối tác và nhà cung cấp dịch vụ
Ngược lại, nếu không nắm rõ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:
– “Bán xong mới phát hiện lỗ”
– Tranh cãi trách nhiệm với khách hàng, forwarder
– Phát sinh chi phí nhưng không biết khiếu nại ai
2. Phân loại chi phí xuất nhập khẩu theo từng giai đoạn
Để dễ hình dung, chi phí xuất nhập khẩu thường được chia theo hành trình của lô hàng, từ khi chuẩn bị xuất cho đến khi hàng được giao hoàn tất.
2.1. Chi phí trước khi xuất nhập khẩu
Đây là nhóm chi phí phát sinh trước khi hàng rời kho, thường bị xem nhẹ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí.
Bao gồm: Chi phí đóng gói, bao bì xuất khẩu, chi phí kiểm tra chất lượng (QC), chi phí hun trùng (fumigation) đối với hàng gỗ, nông sản, chi phí xin giấy phép xuất/nhập khẩu (nếu có), chi phí kiểm tra chuyên ngành
Những chi phí này thường phụ thuộc vào loại hàng hóa, thị trường xuất khẩu và yêu cầu của nước nhập khẩu.
2.2. Chi phí vận chuyển nội địa (Domestic charges)
Trước khi hàng lên tàu hoặc máy bay, doanh nghiệp phải chi trả các khoản vận chuyển và xử lý trong nội địa:
– Phí vận chuyển từ kho ra cảng/sân bay
– Phí nâng hạ container tại kho (nếu có)
– Phí đóng hàng vào container (stuffing)
– Phí lấy container rỗng
Đối với hàng nhập khẩu, chi phí này phát sinh ở chiều ngược lại: từ cảng về kho doanh nghiệp.
3. Chi phí vận chuyển quốc tế khoản chi lớn nhất trong xuất nhập khẩu
Cước vận chuyển quốc tế (Freight)
Đây là khoản chi lớn và biến động mạnh nhất trong chi phí.
Tùy theo phương thức vận chuyển: Đường biển (Sea freight), đường hàng không (Air freight), đường bộ/đường sắt (Cross-border)
Cước phí phụ thuộc vào: Tuyến vận chuyển, loại container (20ft, 40ft, 40HC…), mùa cao điểm – thấp điểm, tình hình thị trường logistics toàn cầu
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến giá cước chính, mà quên rằng freight thường đi kèm nhiều phụ phí.
Phụ phí vận chuyển quốc tế
Một số phụ phí phổ biến bao gồm: Phí xăng dầu (BAF), phí mùa cao điểm (PSS), phí mất cân đối container (CIC), phí an ninh (Security fee)
Các khoản này tuy nhỏ lẻ nhưng cộng dồn lại có thể đội chi phí lên đáng kể nếu không được tính trước.
4. Chi phí tại cảng – nhóm phí dễ gây nhầm lẫn nhất
4.1. Local charges là gì?
Local charges là các khoản phí phát sinh tại cảng đi hoặc cảng đến, do hãng tàu hoặc đại lý thu.
Bao gồm: Phí THC (Terminal Handling Charge), phí D/O (Delivery Order), phí vệ sinh container, phí chứng từ hãng tàu
Đây là nhóm phí khiến rất nhiều doanh nghiệp “bất ngờ” vì:
– Không được báo giá rõ ràng từ đầu
– Dễ hiểu nhầm là đã bao gồm trong cước
4.2. Lưu container, lưu bãi chi phí âm thầm nhưng nguy hiểm
Nếu doanh nghiệp: Khai báo chậm, thiếu chứng từ, không kịp kéo hàng về kho
Thì sẽ phát sinh: Phí lưu container (Demurrage), phí lưu bãi (Detention)
Đây là những khoản phí tăng theo ngày, và có thể trở thành gánh nặng lớn nếu không kiểm soát tốt tiến độ.
Xem thêm: Quy Trình Khai Báo Hải Quan Chuẩn Mới Nhất 2026, Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A–Z
5. Chi phí hải quan – yếu tố pháp lý bắt buộc
Thuế xuất nhập khẩu
Tùy theo loại hàng hóa và mã HS, doanh nghiệp có thể phải chịu:
– Thuế nhập khẩu
– Thuế xuất khẩu
– Thuế giá trị gia tăng (VAT)
– Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến: Bị truy thu thuế, bị phạt hành chính, kéo dài thời gian thông quan
Phí khai báo và dịch vụ hải quan
Bao gồm:
– Phí khai tờ khai hải quan
– Phí dịch vụ của công ty logistics
– Phí kiểm hóa (nếu hàng bị kiểm tra thực tế)
Dù không quá lớn, nhưng đây là chi phí bắt buộc và cần được đưa vào dự toán ngay từ đầu.
6. Chi phí phát sinh – “vùng xám” trong xuất nhập khẩu
Không phải lô hàng nào cũng diễn ra đúng kế hoạch. Một số chi phí phát sinh thường gặp gồm: Phí sửa đổi chứng từ, phí lưu kho ngoài dự kiến, phí kiểm tra bổ sung, phí trả container sai hạn
Những khoản này thường đến từ: Thiếu kinh nghiệm, giao tiếp không rõ ràng giữa các bên, không lường trước rủi ro
7. Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí trong xuất nhập khẩu như thế nào?
Incoterms quyết định: Ai chịu chi phí nào, ai chịu rủi ro ở giai đoạn nào
Ví dụ:
– EXW: người mua chịu hầu hết chi phí
– FOB: người bán chịu chi phí đến cảng xuất
– CIF: người bán chịu cả cước và bảo hiểm
Chọn Incoterms không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp:
– Chịu thêm chi phí không đáng có
– Khó kiểm soát logistics
– Giảm lợi nhuận
8. Kinh nghiệm kiểm soát và tối ưu chi phí
Lập bảng dự toán chi phí chi tiết
Doanh nghiệp nên có:
– Bảng checklist chi phí cho từng lô hàng
– Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi
Làm việc với forwarder uy tín
Một forwarder tốt sẽ:
– Báo giá minh bạch
– Tư vấn phương án vận chuyển phù hợp
– Hạn chế phát sinh không cần thiết
Nâng cao kiến thức nội bộ
Ngay cả khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn nên:
– Hiểu bản chất từng khoản phí
– Đọc và kiểm tra báo giá
– Không phụ thuộc hoàn toàn vào bên thứ ba
9. Chi phí xuất nhập khẩu và bài toán lợi nhuận doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp không thể chỉ bán hàng rẻ, mà cần: Tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành, chủ động quản trị rủi ro
Hiểu rõ chi phí xuất nhập khẩu chính là nền tảng để kinh doanh quốc tế bền vững, không chỉ trong ngắn hạn mà cả dài hạn.
Chi phí xuất nhập khẩu không chỉ là con số, mà là một hệ thống các yếu tố liên kết chặt chẽ với nhau. Doanh nghiệp càng hiểu sâu, quản lý càng tốt thì càng: Chủ động trong kinh doanh, giảm rủi ro tài chính, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế
Nếu bạn đang hoặc sẽ tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, việc đầu tư thời gian để hiểu rõ từng khoản chi phí chính là khoản đầu tư thông minh nhất. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
