Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là một trong những thủ tục bắt buộc khi hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam. Đây là quá trình mà doanh nghiệp hoặc cá nhân nộp tờ khai hải quan cùng các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan để được thông quan hàng hóa.
Mục đích của khai báo hải quan không chỉ là để kiểm soát hàng hóa, thu thuế đúng quy định, mà còn góp phần chống buôn lậu, gian lận thương mại và đảm bảo an toàn cho nền kinh tế. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
2. Vai trò của khai báo hải quan trong hoạt động xuất nhập khẩu
– Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Không khai báo hoặc khai báo sai sẽ dẫn đến xử phạt hành chính hoặc nặng hơn là truy cứu trách nhiệm hình sự.
– Thông quan hàng hóa nhanh chóng: Khai báo chính xác giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi, không bị ách tắc tại cảng.
– Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Giảm thiểu các khoản phạt, lưu kho, lưu bãi.
– Hỗ trợ thương mại quốc tế: Là bước quan trọng để hàng hóa hợp pháp hóa khi lưu thông trên thị trường quốc tế.
3. Khai báo hải quan điện tử là gì?
Hiện nay, khai báo hải quan điện tử đã thay thế gần như hoàn toàn phương thức truyền thống bằng giấy. Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông qua hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan quản lý.
Ưu điểm của khai báo điện tử:
– Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
– Thông tin minh bạch, lưu trữ dễ dàng.
– Giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
– Thao tác được thực hiện 24/7 qua internet.
4. Quy trình khai báo hải quan điện tử
Quy trình cơ bản gồm 6 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai báo
Hồ sơ khai báo thường gồm:
– Hợp đồng thương mại (Contract)
– Hóa đơn thương mại (Invoice)
– Phiếu đóng gói (Packing list)
– Vận đơn (Bill of lading)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
– Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt).
Bước 2: Đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS
Nhân viên khai báo sử dụng chữ ký số để đăng nhập, sau đó chọn loại hình tờ khai phù hợp (xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu…).
Bước 3: Nhập dữ liệu tờ khai hải quan
Điền đầy đủ các thông tin: người nhập khẩu, người xuất khẩu, mã HS code, trị giá tính thuế, phương thức vận chuyển, cảng đi – đến.
Bước 4: Hệ thống tự động phân luồng
– Luồng xanh: Miễn kiểm tra, thông quan ngay.
– Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
– Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.
Bước 5: Nộp thuế và lệ phí
Doanh nghiệp thực hiện nộp thuế điện tử qua ngân hàng liên kết.
Bước 6: Thông quan hàng hóa
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và kiểm tra, hàng hóa chính thức được thông quan.
5. Kỹ năng cần có của nhân viên khai báo hải quan
Để làm tốt công việc khai báo hải quan, nhân viên cần:
– Kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Hiểu rõ quy định pháp luật, chính sách thuế, thủ tục hải quan.
– Kỹ năng sử dụng phần mềm VNACCS/VCIS: Thành thạo quy trình khai báo điện tử.
– Tiếng Anh chuyên ngành: Đọc hiểu chứng từ quốc tế.
– Kỹ năng phân loại mã HS: Chính xác trong việc xác định mã hàng để tránh sai thuế suất.
– Tư duy chi tiết và cẩn thận: Sai sót nhỏ cũng có thể gây ra chi phí lớn.
– Kỹ năng giao tiếp: Phối hợp với cơ quan hải quan, hãng tàu, forwarder, khách hàng.
Xem thêm: Tản mạn về vị trí khai báo hải quan cho các bạn mới vào nghề
6. Công cụ hỗ trợ khai báo hải quan
– Phần mềm ECUS5-VNACCS: Được nhiều doanh nghiệp sử dụng để kết nối với hệ thống hải quan.
– Website tra cứu mã HS code: Giúp phân loại hàng hóa chính xác.
– Hệ thống nộp thuế điện tử (E-Payment): Thanh toán nhanh chóng, an toàn.
– Diễn đàn, nhóm chuyên ngành: Nơi cập nhật quy định mới nhất và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.
7. Những khó khăn thường gặp trong khai báo hải quan và giải pháp
7.1. Sai mã HS code
Nguyên nhân: Do nhân viên mới chưa quen tra cứu, hàng hóa có nhiều đặc tính khó phân loại hoặc phụ thuộc quá nhiều vào tư vấn bên ngoài.
Hậu quả: Áp sai thuế suất, bị truy thu thuế, phạt hành chính hoặc thậm chí bị nghi ngờ gian lận.
Giải pháp:
– Sử dụng website tra cứu mã HS chính thống của Tổng cục Hải quan.
– So sánh với Biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất.
– Với hàng đặc thù (máy móc, hóa chất), nên tham khảo ý kiến của chuyên gia hoặc gửi công văn xác định trước mã HS.
7.2. Chậm chuẩn bị chứng từ
Nguyên nhân: Thiếu phối hợp giữa các bộ phận (xuất nhập khẩu – kế toán – logistics), hoặc chờ đối tác nước ngoài gửi chứng từ.
Hậu quả: Hàng về cảng nhưng không thể khai báo, dẫn đến lưu kho, phát sinh phí DEM/DET rất lớn.
Giải pháp:
– Lập checklist chứng từ chuẩn (Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O…) cho từng lô hàng.
– Thống nhất thời gian gửi chứng từ ngay từ khi ký hợp đồng.
– Sử dụng bản scan chứng từ để khai báo trước, bản gốc bổ sung sau nếu luật cho phép.
7.3. Thiếu kinh nghiệm xử lý khi bị phân luồng đỏ
Nguyên nhân: Doanh nghiệp chưa quen quy trình kiểm hóa, chưa chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hoặc không có người theo dõi trực tiếp tại cảng.
Hậu quả: Hàng bị kéo dài thời gian thông quan, dễ phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Giải pháp:
– Chuẩn bị bộ hồ sơ thật đầy đủ và rõ ràng.
– Có nhân viên theo sát quá trình kiểm hóa, sẵn sàng giải thích đặc điểm hàng hóa cho cán bộ hải quan.
– Ghi chú các tình huống đã từng gặp để có “cẩm nang xử lý phân luồng” cho những lần sau.
7.4. Quy định thay đổi liên tục
Nguyên nhân: Nhà nước thường cập nhật các thông tư, nghị định mới để phù hợp chính sách kinh tế – thương mại.
Hậu quả: Nếu không nắm kịp, doanh nghiệp dễ áp dụng sai quy định, bị xử phạt hoặc tốn thêm thời gian chỉnh sửa tờ khai.
Giải pháp:
– Thường xuyên theo dõi website Tổng cục Hải quan và các bản tin pháp luật XNK.
– Tham gia các khóa bồi dưỡng ngắn hạn, hội thảo chuyên ngành.
– Xây dựng nhóm cập nhật văn bản nội bộ để mọi nhân viên cùng nắm bắt kịp thời.
8. Kinh nghiệm thực tiễn cho người mới
– Luôn kiểm tra chéo chứng từ: Đảm bảo Invoice, Packing List và Bill of Lading khớp nhau.
– Xác định đúng mã HS: Có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia hoặc gửi công văn trước cho hải quan để được hướng dẫn.
– Lập kế hoạch trước khi hàng về cảng: Giúp tránh tình trạng ùn tắc, phát sinh phí lưu container.
– Học hỏi từ đồng nghiệp và thực tế: Mỗi lô hàng là một bài học mới.
– Tham gia khóa học thực hành khai báo hải quan: Giúp nắm quy trình từ A-Z nhanh hơn.
9. Xu hướng khai báo hải quan trong tương lai
– Số hóa toàn diện: Hướng tới 100% khai báo điện tử, giảm thiểu hồ sơ giấy.
– Kết nối liên thông quốc tế: Tích hợp với hệ thống hải quan các nước trong khu vực.
– Trí tuệ nhân tạo (AI): Hỗ trợ phân tích dữ liệu, gợi ý mã HS chính xác.
– Tăng cường quản lý rủi ro: Giúp hạn chế gian lận nhưng vẫn tạo thuận lợi cho doanh nghiệp uy tín.
Khai báo hải quan là một bước không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nắm vững quy trình, thành thạo kỹ năng và liên tục học hỏi kinh nghiệm thực tiễn sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên khai báo hải quan chuyên nghiệp, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và ngành logistics.
Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy kiên trì rèn luyện từ những lô hàng nhỏ, chủ động học hỏi từ đồng nghiệp và cập nhật thông tin chính sách mới nhất. Con đường trở thành một chuyên gia khai báo hải quan không hề ngắn, nhưng chắc chắn sẽ mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp đầy tiềm năng. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhp khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
