Kinh doanh xuất nhập khẩu không phải “bán hàng ra nước ngoài” đơn thuần. Đây là ngành nghề của quản trị chuỗi cung ứng xuyên biên giới nơi một quyết định nhỏ (chọn Incoterm, mã HS, hay điều khoản thanh toán) có thể ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận, dòng tiền và danh tiếng doanh nghiệp. Trước khi đi sâu, hãy tự hỏi: bạn muốn làm lớn, làm bền, hay làm thử? Câu trả lời quyết định mô hình, vốn và rủi ro bạn chấp nhận. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết tại bài viết dưới đây nhé!
1. Hiểu rõ kinh doanh xuất nhập khẩu gồm những gì?
1.1. Thành phần chính của hoạt động
Kinh doanh xuất nhập khẩu gồm những mảng công việc liên kết:
– Nghiên cứu & chọn thị trường.
– Sourcing (tìm nguồn cung / nhà sản xuất).
– Đàm phán & ký hợp đồng ngoại thương (có Incoterms).
– Chuẩn bị & quản lý chứng từ xuất nhập khẩu.
– Vận tải quốc tế + logistics nội địa.
– Thủ tục hải quan, kiểm định & kiểm dịch.
– Thanh toán quốc tế và quản trị rủi ro tài chính.
– Hậu mãi, xử lý khiếu nại, bảo hành.
1.2. Mẹo thực tiễn
– Đừng lao vào ký hợp đồng nếu chưa có checklist chứng từ. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh là điều kiện bắt buộc để hàng được giải phóng.
– Quy trình luôn phải “vận hành” bằng checklist, không bằng trí nhớ của một người.
2. Làm thế nào để chọn “thị trường đúng” cho sản phẩm của bạn
2.1. Các tiêu chí cần đánh giá
– Nhu cầu và xu hướng: sản phẩm của bạn có phải là “trend” hay hàng tiêu chuẩn?
– Rào cản kỹ thuật / kiểm định: yêu cầu chứng nhận (FDA, CE, HACCP…) có khó không?
– Thuế và ưu đãi FTA: mặt hàng có được hưởng ưu đãi thuế theo EVFTA, CPTPP?
– Biên lợi nhuận và chi phí logistics: cước vận tải, phí cảng, lưu kho.
– Cạnh tranh và giá thị trường: đối thủ, mức giá người mua sẵn sàng trả.
2.2. Công cụ & nguồn dữ liệu gợi ý
– Báo cáo ngành (trade reports), thống kê hải quan quốc gia, nền tảng B2B (Alibaba, Global Sources), dữ liệu giá cước Freightos, liên hệ thương vụ/Phòng thương mại tại nước sở tại.
2.3. Hành động cụ thể
– Chọn 2-3 thị trường thử nghiệm, làm phân tích PEST (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ), so sánh chi phí xuất khẩu thực tế cho từng thị trường trong 30 ngày.
3. Bí quyết kiểm soát chất lượng đầu vào
– Tiêu chí chọn nhà cung cấp: Năng lực sản xuất, năng suất, tiêu chuẩn chất lượng, lịch sử giao hàng đúng hạn, năng lực xuất khẩu (chứng từ C/O, chứng nhận chất lượng).
– Công cụ đánh giá nhanh: Kiểm tra audit: factory visit, third-party inspection (SGS, Bureau Veritas), mẫu thử (sample) và pilot order (đơn hàng thử nhỏ) trước khi scale.
– Hợp đồng với nhà cung cấp: Ghi rõ: tiêu chuẩn chất lượng, trách nhiệm khắc phục khuyết tật, điều khoản bồi thường, lead time, điều kiện thanh toán.
4. Đàm phán hợp đồng và ứng dụng Incoterms: chọn gì cho phù hợp?
Nguyên tắc lựa chọn Incoterms:
– Ai chủ động chi phí + rủi ro? Nếu bạn muốn chuyển rủi ro sang bên mua, chọn EXW/FCA; nếu bạn muốn kiểm soát logistics, chọn CIF/CPT; tránh DDP nếu bạn không sẵn sàng xử lý thuế, hải quan ở nước khác.
Ví dụ minh họa
– Xuất khẩu hàng tươi sống sang EU: CIF/CIP có thể hợp lý vì người bán kiểm soát vận tải & bảo hiểm; nhưng cần đảm bảo hạ tầng lạnh đúng chuẩn.
– Bán hàng sang 1 nhà phân phối lớn ở Mỹ: FOB phổ biến người mua thuê tàu, chịu chi phí vận tải chính.
Các điều khoản hợp đồng cần đặc biệt chú ý
– Điều khoản thanh toán (L/C, T/T), thời gian giao hàng, penalty (phạt), force majeure, luật áp dụng & trọng tài (ICC, VIAC), quyền kiểm định hàng tại bên nhận.
5. Chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ chuẩn: Commercial Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List (phiếu đóng gói), Bill of Lading (B/L) hoặc AWB cho hàng không, Certificate of Origin (C/O) (nếu được hưởng ưu đãi thuế), Insurance Certificate (nếu theo CIP/CIF), Customs Declaration / Tờ khai hải quan, Chứng từ kiểm định, kiểm dịch (nếu yêu cầu)
Lỗi phổ biến và cách khắc phục
– Sai tên/địa chỉ → kiểm tra 2 chiều (bên mua và hãng tàu).
– Invoice ≠ Packing list → chạy script đối chiếu (nếu dùng ERP) hoặc checklist manual.
– Sai HS code → tra cứu trên trang Tổng cục Hải quan / hỏi chuyên gia phân loại HS, hoặc xin công văn giải thích trước khi xuất.
Quy trình kiểm soát chứng từ
So sánh Hợp đồng ↔ Invoice ↔ Packing List ↔ B/L. Kiểm tra HS code + thuế suất áp dụng. Kiểm tra điều kiện Incoterms được ghi đúng (kèm phiên bản: Incoterms® 2020). Kiểm tra chữ ký, con dấu, số tham chiếu. Lưu bản scan ngay sau khi gửi/nhận (backup cloud).
Xem thêm: Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Kiến Thức Nền Tảng Cho Người Làm Logistics
6. Vận tải và logistics: tối ưu chi phí, đảm bảo thời gian
6.1. Chọn phương thức vận tải thích hợp
– Đường biển: rẻ, phù hợp hàng khối lượng lớn; chú ý FCL vs LCL.
– Đường hàng không: nhanh nhưng đắt, dùng cho hàng giá trị cao/gấp.
– Đường bộ: khu vực gần biên giới (TQ, Lào, Campuchia).
– Đường sắt: tuyến Á-Âu cho container, rút ngắn so với biển.
– Multimodal: kết hợp tùy yêu cầu.
6.2. Tối ưu chi phí vận tải
– So sánh giá cước nhiều forwarder; đàm phán hợp đồng dài hạn để có spot/contract rates tốt hơn.
– Tối ưu đóng gói (packing) để tận dụng thể tích/khối lượng.
– Lên kế hoạch booking sớm tránh peak season (lễ Tết, Black Friday).
6.3. Tracking & visibility
– Yêu cầu forwarder cung cấp tracking link, manifest, và cập nhật ETA/ETD định kỳ.
– Dùng TMS (Transport Management System) hoặc logbook Excel để theo dõi KPI (on-time delivery, demurrage days).
7. Thủ tục hải quan và kiểm soát rủi ro hải quan
7.1. Chuẩn bị cho khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)
– Chữ ký số hợp lệ, chuẩn hóa dữ liệu (HS code, thông tin doanh nghiệp).
– Chuẩn bị trước hồ sơ chuyên ngành (giấy phép nhập khẩu, CFS, giấy phép y tế, C/O…).
7.2. Phân luồng hàng và xử lý khi bị luồng vàng/đỏ
– Luồng vàng: chuẩn bị giấy tờ bổ sung ngay; có quy trình trả lời tài liệu trong 24–48 giờ.
– Luồng đỏ (kiểm hàng): cử người theo dõi ở cảng, chuẩn bị chứng từ kỹ thuật, liên lạc với chi cục hải quan để hẹn kiểm.
7.3. Mẹo giảm nguy cơ bị kiểm tra
– Thông tin chứng từ minh bạch, nhất quán.
– Áp HS code có căn cứ, tránh điều chỉnh sau khi tờ khai đã nộp.
– Xây dựng hồ sơ lịch sử khai báo sạch, ít remark.
8. Thanh toán quốc tế và quản lý rủi ro tài chính
8.1. Các phương thức thanh toán phổ biến
– L/C (Letter of Credit): an toàn nhưng nhiều yêu cầu chứng từ khắt khe.
– T/T (Telegraphic Transfer): nhanh nhưng rủi ro nếu bên mua không uy tín.
– D/P, D/A: tín nhiệm thấp hơn, rủi ro cho người bán.
8.2. Kinh nghiệm chọn phương thức phù hợp
– Với khách hàng mới: ưu tiên L/C hoặc T/T trả trước (deposit 30%, balance trước shipment).
– Với khách hàng lâu dài: T/T sau BL hoặc tín chấp 30 ngày dựa trên lịch sử giao dịch.
– Luôn kiểm tra tín dụng khách hàng bằng nguồn thứ 3 (D&B, credit reports).
8.3. Quản lý rủi ro tỷ giá
– Sử dụng forward contract (hợp đồng tương lai) hoặc thoả thuận hợp đồng bằng đồng USD/EUR để tránh biến động.
– Thiết lập chính sách giá (pricing policy) nêu rõ ai chịu biến động tỷ giá.
9. Xử lý tranh chấp và khiếu nại: giữ uy tín, giảm thiệt hại
Các kịch bản thường gặp: Hàng bị hư hại trong vận chuyển, khách trả hàng/không chấp nhận do không đạt spec, thanh toán chậm hoặc bị chargebacks.
Quy trình xử lý sự cố (có thể áp dụng ngay):
– Ghi nhận ngay: photos, POD, survey report.
– Thông báo chính thức tới đối tác trong khung thời gian hợp đồng.
– Kích hoạt bảo hiểm nếu có.
– Đàm phán & bồi thường hoặc điều chỉnh đơn hàng tiếp theo.
– Ghi lại lessons learned và cập nhật checklist để tránh lặp lại.
Kinh doanh xuất nhập khẩu là một hành trình dài: có phần vinh quang (mở thị trường, doanh số), có phần rủi ro (thiếu chứng từ, rắc rối hải quan). Bí quyết không phải là tránh rủi ro tuyệt đối mà là quản trị rủi ro chủ động: checklist, quy trình rõ ràng, đối tác tin cậy, con người có kỹ năng và nền tảng công nghệ hỗ trợ.
Nếu bạn muốn thành công trong kinh doanh xuất nhập khẩu, bắt đầu từ những việc nhỏ: học Incoterms, nắm HS code, làm checklist chứng từ, và xây dựng mối quan hệ với forwarder/hải quan/ngân hàng. Đầu tư thời gian vào kiến thức thực tiễn hôm nay sẽ trả lại cho bạn lợi nhuận và ổn định dài hạn. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
