Trong chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Documentation Staff / Import-Export Documentation Executive) đóng vai trò như “người giữ nhịp” cho toàn bộ quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
Nếu bộ phận kinh doanh là người mang hợp đồng về cho doanh nghiệp, thì nhân viên chứng từ chính là người đảm bảo mọi thủ tục, giấy tờ được hoàn tất hợp pháp, đúng thời hạn để hàng hóa thông quan trôi chảy.
Công việc này đòi hỏi kiến thức nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hiểu biết pháp lý quốc tế, cẩn thận và tinh thần trách nhiệm cao. Dù ít xuất hiện trước khách hàng, nhưng mỗi sai sót nhỏ trong khâu chứng từ có thể khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng nghìn đô la. Vậy hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người phụ trách chuẩn bị, kiểm tra và xử lý toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.
Công việc của họ liên quan trực tiếp đến các loại chứng từ như:
– Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
– Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
– Chứng từ bảo hiểm, kiểm dịch, kiểm định chất lượng, v.v.
Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, chính xác, hợp pháp và đúng tiến độ giao hàng.
2. Nhiệm vụ chính của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
2.1. Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ
– Thu thập thông tin từ bộ phận kinh doanh, kế toán, kho vận để lập bộ chứng từ hoàn chỉnh.
– Đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, Bill of Lading để tránh sai lệch.
– Kiểm tra cẩn thận thông tin như mã HS, số container, trọng lượng, ngày tàu chạy, cảng đi – đến.
2.2. Làm việc với hãng tàu, forwarder và cơ quan hải quan
– Gửi Shipping Instruction cho hãng tàu.
– Nhận và kiểm tra draft B/L.
– Gửi chứng từ gốc cho khách hàng hoặc ngân hàng (nếu thanh toán L/C).
– Hỗ trợ khai báo hải quan điện tử, đăng ký C/O, hoặc kiểm tra giấy phép nhập khẩu nếu có.
2.3. Theo dõi tiến độ lô hàng
– Theo dõi hành trình tàu, thời gian đến cảng.
– Phối hợp với kho, kế toán và khách hàng để xử lý tình huống phát sinh như chậm tàu, thiếu chứng từ, sai hóa đơn.
2.4. Lưu trữ hồ sơ và báo cáo
– Lưu bản cứng và bản mềm của toàn bộ bộ chứng từ.
– Báo cáo tình trạng chứng từ cho cấp trên, hoặc cập nhật hệ thống quản lý nội bộ.
3. Kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Một nhân viên chứng từ giỏi không chỉ am hiểu nghiệp vụ mà còn cần nhiều kỹ năng mềm hỗ trợ:
Kiến thức và chuyên môn xuất nhập khẩu
– Nắm vững Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T), quy trình logistics, và các quy định hải quan Việt Nam.
– Hiểu rõ bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế để tránh rủi ro cho doanh nghiệp.
Kỹ năng ngoại ngữ và tin học
– Tiếng Anh là bắt buộc đặc biệt là kỹ năng đọc, viết email thương mại và xử lý tài liệu quốc tế.
– Thành thạo Excel, Word, phần mềm khai hải quan (VNACCS/VCIS), hệ thống EDI của hãng tàu.
Kỹ năng giao tiếp và phối hợp
– Nhân viên chứng từ phải thường xuyên làm việc với:
– Hãng tàu / Forwarder
– Bộ phận kinh doanh, kế toán, kho
– Hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành
→ Vì vậy, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống nhanh là rất quan trọng.
Tính cẩn thận và chịu được áp lực
Một sai sót nhỏ trong số vận đơn, số container hay mã HS có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi (demurrage, detention).
Do đó, người làm chứng từ cần có tinh thần tỉ mỉ, trách nhiệm và khả năng làm việc dưới áp lực cao.
4. Cơ hội nghề nghiệp và mức lương của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
4.1. Cơ hội làm việc rộng mở
Theo các khảo sát nhân sự trong ngành logistics, nhu cầu tuyển nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu luôn ở mức cao, đặc biệt tại các thành phố cảng lớn như: TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Hà Nội, Bình Dương, Đồng Nai
Các vị trí phổ biến:
– Documentation Staff / Executive
– Logistics Officer
– Customer Service (CS) for Export-Import
– Operations Staff tại công ty giao nhận (forwarder)
4.2. Mức lương trung bình
– Nhân viên mới ra trường: 8 – 12 triệu VNĐ/tháng
– Nhân viên có kinh nghiệm 2–3 năm: 12 – 18 triệu VNĐ/tháng
– Trưởng nhóm / Chuyên viên cao cấp: 20 – 30 triệu VNĐ/tháng
Ngoài ra, nếu làm trong doanh nghiệp logistics nước ngoài, mức lương có thể cao hơn do môi trường quốc tế và khối lượng chứng từ phức tạp hơn.
Xem thêm: Tổng Hợp Những Thuật Ngữ Xuất Nhập Khẩu Quan Trọng Bạn Cần Biết
5. Lộ trình phát triển nghề nghiệp
– Intern / Học việc chứng từ → Học quy trình và cách xử lý từng bộ chứng từ.
– Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chính thức → Làm độc lập, làm việc với hãng tàu, khách hàng.
– Senior Documentation / Trưởng nhóm chứng từ → Kiểm soát toàn bộ bộ chứng từ, đào tạo nhân viên mới.
– Logistics Supervisor / Operations Manager → Quản lý cả quy trình logistics – giao nhận – chứng từ.
Với nền tảng vững chắc, bạn có thể chuyển hướng sang các vị trí như sales logistics, chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng hoặc thanh toán quốc tế.
6. Cách học và rèn luyện để trở thành nhân viên chứng từ giỏi
Học các khóa nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế
Các khóa học này giúp bạn:
– Hiểu quy trình chứng từ thực tế (booking, SI, draft B/L, thanh toán, khai báo hải quan).
– Được học trực tiếp từ những người làm nghề nhiều năm.
– Có cơ hội thực hành trên hồ sơ thật.
Rèn luyện tiếng Anh thương mại
Đọc và dịch chứng từ, email, hợp đồng… là công việc hàng ngày.
→ Hãy luyện đọc các mẫu chứng từ quốc tế, luyện viết email chuẩn mực, súc tích.
Cập nhật kiến thức pháp lý và incoterms mới
Các quy định thương mại quốc tế luôn thay đổi (ví dụ: Incoterms 2020).
Nhân viên chứng từ giỏi luôn chủ động cập nhật để đảm bảo bộ chứng từ phù hợp luật quốc tế.
7. Lời khuyên cho người mới bắt đầu
– Không vội vàng: Hãy học kỹ từng bước trong quy trình chứng từ.
– Luôn kiểm tra chéo: Không tin 100% vào dữ liệu từ bộ phận khác, hãy đối chiếu lại.
– Lưu trữ cẩn thận: Việc lưu chứng từ gọn gàng sẽ giúp bạn xử lý tình huống phát sinh nhanh hơn.
– Giữ mối quan hệ tốt với hãng tàu, forwarder và khách hàng – đây là “chìa khóa” giúp bạn làm việc hiệu quả và được hỗ trợ kịp thời.
– Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru trong thương mại quốc tế.
Công việc này tuy thầm lặng, tỉ mỉ nhưng mang lại kiến thức sâu rộng, cơ hội nghề nghiệp ổn định và mức thu nhập hấp dẫn.
Nếu bạn yêu thích sự chính xác, logic và mong muốn phát triển trong lĩnh vực logistics hãy bắt đầu từ vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. Đây chính là nền tảng vững chắc để bạn tiến xa trong ngành. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
