Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ, đội ngũ sale xuất nhập khẩu giữ vai trò cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp logistics – hãng tàu – nhà sản xuất – khách hàng trong và ngoài nước.
Không chỉ đơn thuần là bán dịch vụ vận chuyển, người làm sale XNK còn phải hiểu sâu về Incoterms, chứng từ, quy trình vận tải quốc tế, quy định hải quan, biến động giá cước, phương thức thanh toán và hành vi thị trường toàn cầu.
Nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu vì vậy không chỉ là kỹ năng bán hàng, mà còn là một hệ thống kiến thức đa chiều, phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết toàn diện về chuỗi cung ứng quốc tế. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu là gì?
Nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu bao gồm toàn bộ các kỹ năng, kiến thức và quy trình cần thiết để tư vấn, báo giá, chăm sóc và chuyển đổi khách hàng sử dụng dịch vụ logistics – vận tải quốc tế.
Một sale giỏi cần nắm vững 4 yếu tố cốt lõi:
– Kiến thức chuyên môn: Incoterms, chứng từ, quy trình vận chuyển, giá cước, loại container, tuyến hàng.
– Kỹ năng bán hàng: tìm khách, chào giá, đàm phán, follow-up, chốt deal.
– Kỹ năng giao tiếp: tiếng Anh, email thương mại, xử lý tình huống.
– Quản lý vận hành: theo dõi đơn hàng, phối hợp OPS, xử lý chứng từ, kiểm tra tiến độ.
Nói cách khác, sale XNK phải vừa là chuyên gia tư vấn logistics, vừa là người bán hàng chuyên nghiệp, vừa là người quản lý quy trình vận chuyển theo yêu cầu khách.
2. Mô tả công việc và trách nhiệm của Sale XNK
2.1. Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới
– Tìm khách qua LinkedIn, nhóm ngành Logistics, thương mại điện tử, website doanh nghiệp.
– Cold call, cold email khách hàng tiềm năng.
– Tham gia hội chợ, seminar, networking.
– Nhận lead từ marketing và chuyển đổi.
2.2. Báo giá và tư vấn dịch vụ phù hợp
Sale XNK phải hiểu sự khác biệt giữa:
– Giá cước biển (ocean freight)
– Giá cước air
– Phụ phí local charges
– Phụ phí mùa cao điểm
– Phụ phí cảng, THC, CIC, vệ sinh container…
Việc báo giá cần chính xác, cạnh tranh, rõ ràng – nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận.
2.3. Chốt deal và chăm sóc khách hàng
– Đàm phán giá
– Xử lý từ chối
– Tư vấn ưu – nhược từng phương án
– Theo sát thông tin lô hàng
– Duy trì quan hệ lâu dài
2.4. Theo dõi booking và phối hợp vận hành
Sale phải làm việc chặt với các bộ phận: Documentation (DOC), operations (OPS), customer service (CS), kế toán – thanh toán
2.5. Xử lý sự cố
Các sự cố phổ biến cần xử lý: Delay tàu, thiếu container, kẹt hàng, sai chứng từ, phát sinh phí DEM/DET, khách hủy đơn gấp. Năng lực xử lý sự cố chính là yếu tố giúp sale trụ lâu và được đánh giá cao.
3. Tầm quan trọng của kiến thức nghiệp vụ đối với Sale XNK
Một sale nghe có vẻ “chỉ bán hàng”, nhưng thực tế khách hàng sẽ lựa chọn sale nào hiểu chuyên môn hơn.
Sale không nắm nghiệp vụ sẽ rơi vào các tình huống:
– Tư vấn sai Incoterms → khách mất tiền
– Báo giá thiếu phụ phí → công ty lỗ
– Sai chứng từ → hàng bị giữ tại cảng
– Không biết chính sách quốc gia → hàng không xuất/nhập được
Trong ngành này, kiến thức chính là vũ khí.
“Khách hàng không cần một sale, họ cần một chuyên gia.”
4. Các kỹ năng bắt buộc phải có trong nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán
– Viết email tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp
– Kỹ năng đặt câu hỏi, lắng nghe nhu cầu
– Tác phong lịch sự, thuyết phục
– Biết cách tạo không khí hợp tác
Kỹ năng tư vấn và phân tích giá cước
– Phân tích thị trường
– Xác định tuyến hàng tối ưu
– Kiểm tra tình hình tàu, hãng tàu
– So sánh giá – ưu đãi – thời gian vận chuyển
Kiến thức Incoterms
Sale phải giải thích được sự khác nhau giữa FOB – EXW – CIF – DAP – DDP,… từ đó chọn phương án tốt nhất cho khách.
Xử lý từ chối (objection handling)
Những lời từ chối phổ biến và cách xử lý:
– “My price to hight” → Tổng hợp giá trị dịch vụ + case study
– “Let me think” → Follow-up khéo léo
– “Your side is using another unit” → Gợi ý dùng thử 1 lô nhỏ
Kỹ năng quản lý thời gian và follow-up
Đặc biệt quan trọng vì sale phải theo dõi hàng liên tục.
Xem thêm: Sale Xuất Nhập Khẩu – Nghề Kết Nối Doanh Nghiệp Việt Với Thế Giới
5. Quy trình nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu chuẩn quốc tế
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Từ nhiều nguồn: website, mạng xã hội, hội chợ, data inbound.
Bước 2: Khai thác nhu cầu
– Loại hàng
– Điều kiện Incoterms
– Tuyến vận chuyển
– Tần suất xuất/nhập
– Vấn đề khách đang gặp
Bước 3: Báo giá (Quotation)
Sale cần: Tính giá nhanh, giải thích các phụ phí, gửi bảng giá rõ ràng – chuyên nghiệp
Bước 4: Chốt deal và xác nhận booking
Bao gồm: Hợp đồng, booking note, lịch tàu
Bước 5: Phối hợp vận hành
Liên tục cập nhật: ETA/ETD, delay, chứng từ gốc, invoice
Bước 6: Chăm sóc khách hàng
Giữ khách bằng thái độ chuyên nghiệp, hỗ trợ 24/7 khi có sự cố.
6. Những sai lầm phổ biến trong nghiệp vụ sale XNK
– Báo giá chậm → mất khách
– Thiếu kiến thức Incoterms → tư vấn sai
– Không follow-up → mất cơ hội
– Tập trung quá nhiều vào giá rẻ → lỗ
– Thiếu kỹ năng giao tiếp → khách không tin tưởng
– Không hiểu hàng hóa của khách → chọn tuyến sai
– Không kiểm soát chứng từ → hàng bị giữ lại
Những sai lầm này có thể khiến sale rời nghề sớm.
7. Cách cải thiện nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu
– Học Incoterms chuyên sâu (2020)
– Học chứng từ: B/L, invoice, packing list, C/O
– Học kỹ năng viết email tiếng Anh
– Tham gia khóa đào tạo về logistics và freight forwarding
– Tham khảo báo cáo thị trường từ hãng tàu
– Theo dõi giá cước hằng ngày
– Học từ thực tế xử lý lô hàng
8. Xu hướng mới của nghề sale XNK năm 2025–2030
Chuyển đổi số mạnh mẽ: Ứng dụng ERP, CRM, hệ thống báo giá tự động.
AI hỗ trợ sale: Phân tích khách hàng, tối ưu báo giá, tự động follow-up.
Nhu cầu về hàng thương mại điện tử tăng mạnh: Sale cần hiểu cross-border e-commerce.
Yêu cầu cao hơn về chuyên môn: Khách quốc tế ngày càng khó tính.
Nghiệp vụ sale xuất nhập khẩu không chỉ đơn thuần là một công việc bán hàng mà là một nghề đòi hỏi kiến thức đa lĩnh vực: logistics, vận tải quốc tế, đàm phán thương mại, ngoại ngữ và tư duy phân tích.
Một sale giỏi phải vừa hiểu chuyên môn, vừa có kỹ năng giao tiếp, vừa có khả năng xử lý tình huống và đồng thời xây dựng được niềm tin lâu dài với khách hàng quốc tế.
Nắm vững nghiệp vụ chính là bước đệm để phát triển sự nghiệp bền vững trong ngành logistics một trong những ngành tăng trưởng mạnh nhất năm 2025 trở đi. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
