Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ, hoạt động xuất nhập khẩu đóng vai trò sống còn đối với nhiều doanh nghiệp. Một trong những bước bắt buộc và then chốt trong chuỗi hoạt động này là quy trình khai báo hải quan thủ tục pháp lý mà mọi tổ chức, cá nhân khi đưa hàng hóa qua biên giới quốc gia phải thực hiện một cách chính xác và đầy đủ.
Khai báo hải quan không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là công cụ quản lý nhà nước nhằm kiểm soát hàng hóa, xác định nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ các quy tắc quản lý chuyên ngành và luật pháp Việt Nam. Đây là nền tảng để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và ra quyết định cho phép hàng hóa được thông quan hợp pháp. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khái Niệm Và Vai Trò Của Khai Báo Hải Quan
1.1. Khái Niệm Khai Báo Hải Quan
Khai báo hải quan là quá trình tổ chức/cá nhân cung cấp tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, trị giá, mã HS, nguồn gốc, điều kiện giao hàng…cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống khai báo điện tử (VNACCS/VCIS).
Việc khai báo được thực hiện bằng hình thức điện tử giúp tối ưu thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Đây là bước đầu tiên, nhưng cũng là bước quyết định đến kết quả cuối cùng của quy trình thủ tục hải quan.
1.2 Vai Trò Quan Trọng Của Khai Báo Hải Quan
Quy trình khai báo hải quan có vai trò quyết định trong hoạt động xuất nhập khẩu bởi các lý do sau:
– Xác minh pháp lý hàng hóa: giúp cơ quan hải quan xác định quyền được nhập khẩu hoặc xuất khẩu của hàng hóa theo luật hiện hành.
– Quản lý thuế chính xác: cung cấp thông tin để tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, VAT và các khoản phí liên quan.
– Giảm thiểu rủi ro pháp lý: khai báo đúng giúp tránh bị xử phạt, giữ uy tín cho doanh nghiệp.
– Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: khi thủ tục thông quan được thực hiện chính xác, thời gian lưu kho, bãi và vận chuyển hàng hóa được rút ngắn.
2. Cơ Sở Pháp Lý Của Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Quy trình khai báo hải quan tại Việt Nam hiện nay tuân theo các văn bản pháp luật chính sau:
– Luật Hải quan 2014 (sửa đổi bổ sung) định nghĩa về khai báo, quyền và nghĩa vụ của người khai báo.
– Nghị định và Thông tư hướng dẫn thi hành quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục và trách nhiệm trong khai hải quan.
– Hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Intelligence System) – hệ thống kỹ thuật cho phép khai báo và xử lý tờ khai điện tử.
3. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Chi Tiết (Cập Nhật 2026)
Quy trình khai báo hải quan hiện đại đã được số hóa hoàn toàn thông qua hệ thống VNACCS/VCIS. Dưới đây là một mô tả chi tiết các bước cơ bản và phụ trợ được áp dụng rộng rãi ở các cửa khẩu, cảng biển và sân bay tại Việt Nam.
Bước 1: Đăng Ký Số Đăng Ký Hải Quan Và Chuẩn Bị Chữ Ký Số
Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần:
– Đăng ký Số đăng ký hải quan với cơ quan hải quan Việt Nam để được phép khai báo tờ khai điện tử.
– Chuẩn bị chữ ký số (digital signature) hợp lệ. Chữ ký số dùng để ký điện tử hồ sơ, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật khi truyền dữ liệu. (Chữ ký này phải được đăng ký trong hệ thống Tổng cục Hải quan).
Bước 2: Chuẩn Bị Hồ Sơ Khai Báo Hải Quan
Hồ sơ kê khai là phần quan trọng nhất và quyết định đến chất lượng của tờ khai. Giấy tờ cơ bản thường bao gồm:
– Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
– Phiếu đóng gói (Packing List).
– Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill).
– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O).
– Giấy phép chuyên ngành nếu hàng hóa thuộc nhóm quản lý đặc biệt (dược phẩm, thực phẩm, điện tử…).
– Tài liệu hỗ trợ khác như tài liệu kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hợp quy (nếu cần).
Hồ sơ này phải được rà soát kỹ về nội dung, số liệu và tương thích với thông tin trên hợp đồng mua bán – vận đơn – chứng từ liên quan.
Bước 3: Khai Báo Tờ Khai Trên Hệ Thống VNACCS/VCIS
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sử dụng phần mềm khai báo (ECUS5 hoặc phần mềm được Tổng cục Hải quan cấp phép) để nhập liệu và gửi tờ khai điện tử đến hệ thống VNACCS/VCIS.
Thông tin cần nhập gồm: Loại hình xuất/nhập khẩu, mã HS (Harmonized System) của hàng hóa, số lượng, trị giá tính thuế, điều kiện giao hàng (Incoterms), cảng đi/cảng đến, thông tin chủ hàng, người nhận…
Bước 4: Nhận Phản Hồi Phân Luồng Và Kiểm Tra
Ngay sau khi tờ khai được gửi đi, hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động phân luồng kiểm tra tờ khai:
– Luồng xanh: Cho phép thông quan ngay mà không kiểm tra chi tiết.
– Luồng vàng: Cần kiểm tra hồ sơ giấy (yêu cầu bổ sung chứng từ).
– Luồng đỏ: Yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Việc phân luồng dựa vào phân tích rủi ro tự động giúp tối ưu thời gian xử lý và bảo đảm kiểm soát đúng mức đối với từng loại hàng hóa.
Bước 5: Kiểm Tra Thực Tế (Nếu Phân Luồng Đỏ)
Khi tờ khai bị phân luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp mang hàng đến vị trí kiểm tra thực tế để đối chiếu với khai báo. Trong bước này:
– Cán bộ hải quan kiểm tra số lượng, mẫu mã, trọng lượng…
– So sánh với nội dung tờ khai và chứng từ đã nộp.
– Có thể lấy mẫu để kiểm nghiệm khi cần thiết.
Bước 6: Tính Thuế Và Nộp Thuế Hải Quan
Sau khi được chấp nhận hồ sơ/tờ khai:
– Cơ quan hải quan sẽ tính các loại thuế phải nộp (thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có…) dựa trên giá trị, mã HS và chính sách thuế hiện hành.
– Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế qua cổng thanh toán điện tử hoặc ngân hàng liên kết.
Bước 7: Giải Phóng Hàng Và Nhận Hàng
Sau khi thuế được nộp đầy đủ và hồ sơ đạt yêu cầu:
– Hệ thống hải quan phê duyệt và phát hành lệnh thông quan.
– Doanh nghiệp hoặc đại lý tiến hành nhận hàng tại cảng biển, sân bay hoặc điểm tập kết theo quy định.
Xem thêm: Phát Triển Sự Nghiệp Sale Xuất Nhập Khẩu Trong Bối Cảnh Hội Nhập Toàn Cầu
4. Những Lưu Ý Quan Trọng Trong Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Để quy trình khai báo hải quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
– Khai báo thông tin phải chính xác 100%: Sai sót như mã HS sai, trị giá không khớp sẽ gây chậm trễ hoặc bị xử phạt.
– Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi gửi tờ khai để tránh trả về, mất thời gian và chi phí vận hành.
– Lưu giữ hồ sơ và chứng từ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan theo quy định pháp luật.
– Theo dõi thay đổi chính sách thuế, quy định quản lý chuyên ngành liên tục để cập nhật quy trình. (Luật và Thông tư thường xuyên thay đổi theo từng năm).
5. Lợi Ích Khi Áp Dụng Quy Trình Khai Báo Hải Quan Chuẩn
Việc thực hiện quy trình khai báo hải quan đúng và đầy đủ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
– Rút ngắn thời gian thông quan giúp giảm chi phí lưu kho, bãi.
– Tránh phạt do vi phạm pháp luật hải quan và giữ uy tín thương mại.
– Tối ưu dòng tiền khi thuế được tính nhanh và chính xác.
– Nhận ưu đãi từ các hiệp định thương mại tự do nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện.
6. Những Thay Đổi Và Xu Hướng Cập Nhật Mới Nhất Trong Quy Trình Khai Báo Hải Quan
Trong những năm gần đây và định hướng cho năm 2026, có một số điểm cải tiến quan trọng trong quy trình khai báo hải quan:
– Tăng cường số hóa toàn diện với kết nối dữ liệu giữa hải quan – ngân hàng – logistics để rút ngắn thời gian xử lý.
– Nâng cấp hệ thống VNACCS/VCIS để hỗ trợ phân tích rủi ro thông minh hơn, giảm tải kiểm tra thủ công.
– Tăng cường phối hợp kiểm tra chuyên ngành với các bộ/ngành liên quan để tránh chồng chéo và trì hoãn thông quan.
Quy trình khai báo hải quan là một phần thiết yếu và bắt buộc trong hoạt động thương mại quốc tế tại Việt Nam. Việc hiểu đúng, làm đúng từng bước trong quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu chi phí, rủi ro và tối ưu hóa hoạt động logistics.
Bài viết này đã tổng hợp một cách khoa học, chi tiết từ nguyên lý cơ bản, bước thực hiện chi tiết, đến lưu ý và cập nhật mới nhất của quy trình khai báo hải quan phù hợp với người mới tìm hiểu, chuyên viên logistics, hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu ứng dụng trực tiếp trong thực tế. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
