Làm sale xuất nhập khẩu, ai mà chưa từng trải qua cảm giác gửi báo giá rất tâm huyết, rồi chờ mãi không thấy khách trả lời. Email đã đọc. Mẫu hàng họ từng khen. Thậm chí trước đó còn hỏi tới tấp. Nhưng sau khi bạn nhấn “Send”, là một khoảng im lặng lạnh lùng.
Và thế là bạn bắt đầu tự hỏi: “Giá mình cao quá à?” “Hay mình trả lời chậm?” “Có phải họ chỉ hỏi chơi?”
Thực tế, báo giá xuất nhập khẩu không chỉ là việc điền vài con số và gửi email. Nó là bước chạm cảm xúc giữa doanh nghiệp bạn và khách hàng quốc tế, là giai đoạn quyết định xem khách có tiếp tục nói chuyện hay dừng lại.
Nếu bạn hiểu đúng cách “đọc vị khách” và biết cách gửi báo giá đủ thông tin – đủ niềm tin – đủ khác biệt, bạn sẽ thấy tỷ lệ phản hồi tăng lên rõ rệt. Vậy hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
2. Báo giá xuất nhập khẩu là gì và tại sao lại quan trọng đến vậy?
2.1. Báo giá không chỉ là con số
Báo giá (Quotation/Offer) trong xuất nhập khẩu là tài liệu thể hiện mức giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, thời gian giao hàng… mà bên bán gửi cho khách hàng tiềm năng.
Nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng bản chất, báo giá là công cụ thuyết phục. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp, hiểu biết và uy tín của doanh nghiệp bạn.
Một báo giá tốt có thể chốt deal nhanh chỉ trong vài email. Một báo giá thiếu tinh tế có thể khiến mối quan hệ “chết yểu” ngay sau dòng “Dear Sir/Madam”.
2.2. Vì sao nhiều khách im bặt sau khi nhận báo giá?
Có 5 nguyên nhân phổ biến khiến khách không phản hồi sau khi nhận báo giá xuất nhập khẩu:
Giá không cạnh tranh hoặc không hợp lý với thị trường mục tiêu
Ví dụ: bạn báo FOB Hải Phòng 2.100 USD/tấn, trong khi đối thủ Trung Quốc chỉ 1.950 USD CIF.
Khách nhìn qua là biết bạn không phải “người trong cuộc”.
Báo giá thiếu chi tiết hoặc trình bày sơ sài
Nhiều sale chỉ gửi file Excel đơn giản, không logo, không mô tả sản phẩm, không điều kiện giao hàng rõ ràng → tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.
Không hiểu insight khách hàng
Khách đang tìm nhà cung cấp dài hạn, còn bạn báo giá theo kiểu “one-time deal”.
Khách đang cần giá CIF, bạn lại gửi FOB.
Kết quả: họ lướt qua bạn.
Không follow-up đúng cách
Sau khi gửi báo giá, nhiều bạn… im luôn.
Không hỏi phản hồi, không cập nhật thông tin, không tạo thêm giá trị.
Trong khi đối thủ của bạn gọi điện, gửi mẫu, update giá vận chuyển, hỏi lịch tàu họ chiếm ưu thế.
Khách chỉ đang “survey” thị trường
Một phần khách hàng thật ra chỉ thu thập giá từ 3–5 nhà cung cấp khác nhau để so sánh. Nếu bạn không biết cách “chốt tâm lý”, bạn sẽ mất cơ hội.
3. Cách gửi báo giá xuất nhập khẩu khiến khách phản hồi
3.1. Chuẩn bị kỹ trước khi gửi báo giá
Trước khi nhấn nút “Send”, hãy tự hỏi:
– Mình đã hiểu nhu cầu thật sự của khách chưa?
– Mình có thể làm gì để tạo khác biệt so với đối thủ?
– Báo giá của mình có đủ chi tiết – thẩm mỹ – đáng tin chưa?
Một báo giá chuyên nghiệp nên gồm:
– Logo công ty, thông tin liên hệ rõ ràng
– Mô tả sản phẩm chi tiết (tên hàng, mã HS, quy cách, hình ảnh)
– Giá + điều kiện giao hàng (FOB, CIF, DDP, v.v.)
– Thời gian giao hàng, MOQ, thời hạn hiệu lực
– Ghi chú thân thiện, ngắn gọn (ví dụ: “If you need samples, we can arrange within 3 days.”)
Mẹo nhỏ: Dùng template báo giá chuyên nghiệp, có thương hiệu, trình bày đẹp giúp tăng 40% tỷ lệ phản hồi. Đừng chỉ gửi bảng giá khô khan.
3.2. Cách viết email báo giá xuất nhập khẩu thuyết phục
Một email báo giá hiệu quả cần ngắn gọn – đúng trọng tâm – thân thiện – rõ ràng.
Ví dụ:
Subject: Quotation for Pineapple Juice – FOB Hai Phong Port
Dear Mr. Alex,
Thank you for your inquiry about our pineapple juice. Please find our quotation below:
– Product: 100% Natural Pineapple Juice (No sugar added)
– Packing: 1L x 12 bottles/carton
– Price: USD 8.20/CTN – FOB Hai Phong Port
– MOQ: 1,000 cartons
– Lead time: 20 days after deposit
– Payment: 30% TT in advance, 70% before shipment
Please don’t hesitate to ask if you need CIF price or samples.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
Mai Pham
Sales Executive – TH Juice Vietnam
hue.pham@thjuice.vn WhatsApp: +84 123 456 789
Tối ưu SEO: trong bài viết, từ khóa “báo giá xuất nhập khẩu” được lặp tự nhiên trong email mẫu, tăng độ liên quan nội dung.
3.3. Follow-up thông minh sau khi gửi báo giá
Đây là giai đoạn nhiều sale thua vì im lặng.
Hãy follow-up sau 2–3 ngày bằng cách:
Gửi email nhẹ nhàng:
“Dear Mr. Alex, I hope you received our quotation. Would you like me to share CIF price or latest shipping schedule for reference?”
Cập nhật thông tin thị trường:
“Freight rate to Singapore just dropped 5%, we can offer a better total price if you confirm this week.”
Đặt câu hỏi mở:
“Which market are you planning to sell to? I can suggest packaging size that fits.”
Ví dụ thực tế:
Một khách hàng Hàn Quốc từng im 2 tuần sau khi nhận báo giá.
Thay vì hỏi “Anh xem báo giá chưa?”, tôi gửi lại email kèm bảng so sánh nhỏ giữa FOB và CIF Busan, cộng thêm vài hình ảnh nhà máy.
Kết quả: khách phản hồi ngay ngày hôm sau với câu “I appreciate your detailed offer. Let’s proceed with sample order.”
Xem thêm: Hướng dẫn viết email chào hàng quốc tế hiệu quả
4. 5 sai lầm “chết người” khi gửi báo giá xuất nhập khẩu
Gửi giá mà không giới thiệu bản thân
Khách quốc tế nhận hàng chục email/ngày. Nếu bạn chỉ gửi giá, không giới thiệu công ty, họ sẽ quên bạn ngay.
Không nêu rõ điều kiện Incoterms
Báo giá 1000 USD nhưng là FOB hay CIF? Khách không hiểu, họ bỏ qua luôn.
Không có thời hạn báo giá
Điều này khiến khách nghĩ bạn “không chuyên nghiệp”. Hãy luôn thêm dòng: “This quotation is valid until Nov 30, 2025.”
Gửi email hàng loạt không cá nhân hóa
“Dear Sir/Madam” gửi cho 100 người cùng lúc – bị xem như spam.
Không lưu lại dữ liệu và phản hồi khách
Mỗi phản hồi của khách là một manh mối quý. Nếu bạn không quản lý bằng CRM hay Google Sheet, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội.
5. Cách làm nổi bật báo giá xuất nhập khẩu giữa “rừng đối thủ”
Cá nhân hóa nội dung
Đề cập đến thông tin khách hàng cụ thể: tên, quốc gia, sản phẩm họ quan tâm.
→ Giúp khách cảm nhận “bạn thực sự quan tâm đến họ”.
Thêm giá trị ngoài giá cả
Ví dụ:
– Tặng kèm bảng so sánh logistics giữa các cảng giao hàng.
– Gợi ý cách tối ưu chi phí đóng gói.
– Cung cấp mẫu miễn phí hoặc hỗ trợ thiết kế bao bì.
Gửi báo giá bằng PDF có logo, định dạng đẹp
Đừng gửi file Excel trống trơn.
Một quotation đẹp – dễ đọc – có hình ảnh thể hiện sự đầu tư và chuyên nghiệp.
Theo dõi hành vi khách hàng (email tracking)
Dùng công cụ như HubSpot, Mailtrack để xem khách đã mở email chưa, từ đó điều chỉnh follow-up.
→ Nếu họ mở 2–3 lần mà chưa phản hồi, bạn có thể chủ động nhắn: “I noticed you reviewed our quotation several times. Do you need more details about packaging or MOQ?”
6.Ví dụ thực tế: Một báo giá khiến khách hàng quay lại sau 1 tháng
Tôi từng gửi báo giá cho một khách hàng ở Dubai người chỉ trả lời duy nhất 1 email đầu tiên.
Thay vì bỏ qua, tôi giữ liên lạc bằng cách gửi một bài tin ngắn về xu hướng thị trường trái cây Đông Nam Á, kèm dòng nhỏ:
“We are offering a special CIF price this month if you are still sourcing.”
Hai tuần sau, khách quay lại và nói:
“Your persistence and professionalism impressed me. Let’s restart discussion.”
Kết quả: đơn hàng đầu tiên 2 container.
Bài học: Báo giá chỉ là điểm bắt đầu. Cách bạn theo dõi, chăm khách, giữ mối liên hệ mới là yếu tố quyết định.
Thế giới xuất nhập khẩu thay đổi từng ngày, nhưng nguyên tắc cốt lõi vẫn là niềm tin và sự chuyên nghiệp. Một báo giá xuất nhập khẩu tốt không chỉ giúp khách hiểu giá trị sản phẩm, mà còn khiến họ tin rằng bạn là người có thể đồng hành lâu dài. Và khi khách hàng cảm thấy được thấu hiểu, họ sẽ không im bặt nữa mà sẽ chủ động trả lời, thậm chí gợi mở thêm cơ hội hợp tác. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
