Ngành sale xuất nhập khẩu không chỉ là viết vài email, gửi báo giá và chờ đơn hàng. Đây là một “trận địa thật sự”, nơi mỗi quyết định nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất khách hoặc thiệt hại hàng nghìn USD. Dưới đây là những kinh nghiệm thực chiến được đúc kết từ những người đã có nhiều năm làm việc với thị trường quốc tế. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Không trả lời email theo cảm tính hãy trả lời bằng số liệu & logic
Khách hàng quốc tế rất thích sự rõ ràng. Điều họ cần không phải là lời quảng cáo “chúng tôi chất lượng tốt”, mà là: thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn kiểm định, hình ảnh thực tế, MOQ, production lead time, tuổi đời doanh nghiệp, thị trường bạn đã xuất.
Ví dụ thực chiến: Một khách châu Âu hỏi “What makes your product different?”. Nếu bạn chỉ trả lời “High quality, competitive price”, họ sẽ không trả lời lại.
Câu trả lời chuẩn: Đưa chứng chỉ chất lượng, so sánh ưu thế sản phẩm bằng số liệu, gửi hình ảnh thực tế nhà máy, đưa case study khách hàng đã xuất
2. Đừng gửi giá ngay khi khách hỏi hãy hỏi lại để sàng lọc khách
Sale mới thường mắc lỗi: khách hỏi “price?” là gửi ngay giá.
→ 90% khách mất tích ngay sau đó.
Đây là kỹ thuật chuyên nghiệp để sàng lọc khách xịn, khách ảo:
Trả lời theo cấu trúc 3 câu:
– Cảm ơn khách đã quan tâm.
– Hỏi thêm thông tin: size, material, packing, target price, market.
– Gửi product catalogue hoặc hình ảnh trước → chưa gửi giá.
Bạn sẽ nhận ra: Khách thật sẽ trả lời chi tiết, khách ảo sẽ… biến mất.
3. Đàm phán quốc tế không nên mặc cả từng đồng mà mặc cả theo “điều kiện”
Người mới thường cố gắng giảm hoặc tăng giá vài cent, vài đô. Người có kinh nghiệm không làm vậy Họ đàm phán theo: MOQ, lead time, packing, payment term, shipment plan, mixture of items
Kinh nghiệm thực chiến:
– Nếu khách ép giá → tăng MOQ
– Nếu khách muốn giá thấp → giảm yêu cầu về đóng gói
– Nếu khách cần hàng gấp → tăng giá hoặc tối ưu lô hàng
Sale quốc tế thắng bằng “điều kiện có lợi”, không phải từng USD nhỏ.
4. Follow-up là 70% khả năng chốt đơn nhưng phải follow-up đúng cách
Follow-up sai → khách khó chịu. Follow-up đúng → tăng tỷ lệ chốt đơn gấp 3 lần.
Công thức follow-up 4 bước:
– Ngày 1: “Just checking if you received my previous email.”
– Ngày 3: Gửi hình ảnh video mới → tăng mức độ tin cậy.
– Ngày 7: Hỏi lịch trình phát triển sản phẩm của khách.
– Ngày 14: Gửi ưu đãi, thông tin mới, hoặc gợi lại vấn đề mà khách quan tâm.
Theo thực chiến: Khách không bao giờ từ chối vì bạn follow-up quá nhiều, mà vì follow-up không mang lại giá trị.
5. Hãy luôn kiểm tra kỹ khách hàng quốc tế tránh bị scam
Sale lâu năm đều gặp qua: khách ảo, khách scam mẫu, khách dùng email để lấy thông tin giá của bạn, khách thiếu năng lực thanh toán.
Checklist thực chiến để kiểm tra khách:
– Kiểm tra website → domain tuổi đời bao nhiêu năm?
– Kiểm tra LinkedIn → có nhân viên thật hay không?
– Kiểm tra shipping address → có tồn tại trên Google Maps không?
– Yêu cầu số đăng ký kinh doanh (Company Registration).
– Đề nghị video call (khách thật luôn đồng ý).
Nếu khách từ chối video call → khả năng rủi ro rất cao.
Xem thêm: Kỹ Năng Cần Có Của Nhân Viên Chứng Từ Logistics Và Những Sai Lầm Cần Tránh
6. Đừng bao giờ hứa điều gì khi chưa hỏi nhà máy – quy tắc vàng
Sale mới thường tự tin hứa: giao hàng 20 ngày, nhận sản xuất MOQ nhỏ, làm được mẫu theo yêu cầu, đồng ý xuất chứng từ mà công ty không có.
Kết quả: trễ tàu, bị phạt, khách phàn nàn, mất uy tín. Sale thực chiến luôn nói: “I will check with our production team and get back to you soon.” Câu này bảo vệ bạn khỏi rất nhiều rủi ro.
7. Đừng chỉ bán sản phẩm hãy bán giải pháp phù hợp thị trường
Một sale xuất nhập khẩu cấp cao luôn biết tùy biến sản phẩm theo từng thị trường:
– Trung Đông → thích màu gold, đỏ, sản phẩm size lớn
– Mỹ → yêu cầu chứng chỉ, đóng gói cực kỹ
– Châu Âu → thích màu earth-tone, eco-friendly
– Nhật Bản → yêu cầu độ chính xác cao, đóng gói sạch
Sale giỏi không chỉ bán cái đang có, mà biết doanh nghiệp nên sản xuất cái khách hàng cần.
8. Tối ưu chi phí logistics để tăng tỷ lệ chốt hợp đồng
Nhiều sale chỉ biết báo giá FOB.
Sale thực chiến sẽ: so sánh giá tàu giữa các forwarder, chọn hãng tàu phù hợp tuyến, biết cách gom hàng để giảm chi phí, tính trước rủi ro: trễ tàu, thiếu container, thay đổi lịch trình
9. Không được chủ quan với rủi ro chứng từ đây là lỗi “đắt đỏ nhất”
Những lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng nghìn USD: Invoice sai số lượng, PL thiếu thông tin, C/O form E sai tiêu chí, tên hàng không khớp CO – Invoice – B/L, khai sai HS code → bị truy thu thuế
Người có kinh nghiệm luôn: kiểm chứng 3 lần, đối chiếu từng ký tự, lưu mẫu chứng từ chuẩn, lập checklist chứng từ trước khi nộp
10. Luôn đề phòng những chiêu “ép giá” quen thuộc của khách quốc tế
Những chiêu kinh điển:
– “Our target price is very low.”
– “We have another supplier offering cheaper price.”
– “If you give me this price, I will place a big order.”
– “We want exclusive price.”
Cách phản đòn thông minh: yêu cầu bằng chứng báo giá, hỏi MOQ tương ứng, yêu cầu PO thử trước khi độc quyền, đồng ý giảm giá nhưng đổi lại điều kiện
Ngành sale xuất nhập khẩu không dành cho người thiếu kiên nhẫn hay mơ mộng. Đây là nghề đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiến thức vững vàng, tư duy logic, cùng khả năng xử lý tình huống nhanh trong môi trường quốc tế biến động. Nhưng nếu bạn kiên trì, học đúng cách và áp dụng những kinh nghiệm thực chiến trên, bạn sẽ: mở rộng được thị trường, xây dựng tệp khách chất lượng, tăng doanh số đáng kể và có một sự nghiệp bền vững trong ngành xuất nhập khẩu. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
