Trong ngành logistics – xuất nhập khẩu, có những vị trí không ồn ào nhưng lại quyết định sự thành công hay thất bại của cả một lô hàng. Nhân viên chứng từ logistics chính là một trong những vị trí như vậy.
Trên thực tế, rất nhiều rủi ro phát sinh trong logistics không đến từ vận chuyển, mà bắt nguồn từ chứng từ sai, thiếu hoặc không đồng nhất. Vì vậy, việc hiểu đúng và làm đúng nghiệp vụ chứng từ là điều bắt buộc với bất kỳ ai muốn làm việc lâu dài trong ngành, đặc biệt là trong môi trường quốc tế.
Bài viết này sẽ giúp bạn: Hiểu rõ bản chất công việc của nhân viên chứng từ logistics, nắm được kiến thức có thể áp dụng ngay, học hỏi kinh nghiệm thực tế để tránh sai lầm phổ biến,định hướng học tập và phát triển nghề nghiệp bền vững. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nhân viên chứng từ logistics là ai trong thực tế doanh nghiệp?
Về bản chất, nhân viên chứng từ logistics là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thông tin pháp lý và thương mại của một lô hàng – từ khi ký hợp đồng đến khi hàng được giao và thanh toán hoàn tất.
Trong doanh nghiệp, nhân viên chứng từ không làm việc độc lập mà liên kết chặt chẽ với:
– Bộ phận kinh doanh
– Bộ phận vận hành logistics
– Forwarder, hãng tàu, hãng bay
– Hải quan và ngân hàng
– Khách hàng trong và ngoài nước
Có thể nói, chứng từ là “ngôn ngữ chung” để các bên trong chuỗi cung ứng quốc tế làm việc với nhau, và nhân viên chứng từ chính là người sử dụng thành thạo ngôn ngữ đó.
2. Kiến thức cốt lõi nhân viên chứng từ logistics bắt buộc phải nắm
2.1. Hiểu bản chất hợp đồng ngoại thương trước khi làm chứng từ
Một sai lầm phổ biến của người mới là bắt đầu làm chứng từ khi chưa hiểu hợp đồng. Trong khi đó, hợp đồng chính là “kim chỉ nam” cho toàn bộ bộ chứng từ.
Nhân viên chứng từ cần nắm rõ: Điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm và chi phí của từng bên, thời điểm chuyển giao rủi ro, điều kiện thanh toán
Kinh nghiệm thực tế:
Trước khi lập Invoice hay Packing List, hãy tự trả lời được câu hỏi: Ai chịu chi phí? Ai chịu rủi ro? Giao hàng ở đâu? Nếu chưa trả lời được, chứng từ rất dễ sai.
2.2. Làm chủ các loại chứng từ logistics quan trọng
Một nhân viên chứng từ chuyên nghiệp không chỉ biết tên chứng từ, mà còn hiểu mục đích sử dụng của từng loại:
– Commercial Invoice: Căn cứ để thanh toán và tính thuế
– Packing List: Phục vụ kiểm tra hàng hóa
– Bill of Lading / Air Waybill: Chứng từ vận tải và sở hữu
– Certificate of Origin (C/O): Ưu đãi thuế, xuất xứ hàng hóa
– Các chứng từ khác: kiểm dịch, hun trùng, bảo hiểm…
Bài học quan trọng: Mỗi chứng từ phục vụ một mục đích khác nhau, không thể làm theo mẫu một cách máy móc.
Xem thêm: Chứng Nhận Xuất Xứ Hàng Hóa: Chứng Từ Nhỏ, Trách Nhiệm Nghề Nghiệp Lớn
3. Quy trình làm việc thực tế của nhân viên chứng từ logistics
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng
– Hợp đồng / PO
– Thông tin khách hàng
– Điều kiện giao hàng
– Thời gian dự kiến xuất – nhập
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ thương mại
– Lập Invoice và Packing List
– Kiểm tra logic số liệu (số lượng, trọng lượng, giá trị)
Bước 3: Làm việc với hãng tàu / forwarder
– Gửi Shipping Instruction
– Kiểm tra draft vận đơn
– Theo dõi lịch tàu, cut-off
Bước 4: Phối hợp khai báo hải quan
– Chuẩn bị hồ sơ
– Hỗ trợ giải trình nếu cần
Bước 5: Hoàn thiện bộ chứng từ sau thông quan
– Gửi chứng từ cho khách hàng / ngân hàng
– Lưu trữ hồ sơ
Kinh nghiệm: Nên lập checklist riêng cho từng lô hàng để tránh bỏ sót bước.
4. Những lỗi thực tế khiến nhân viên chứng từ dễ gặp rủi ro nghề nghiệp
4.1. Sai thông tin giữa các chứng từ
Chỉ cần: Invoice ghi FOB, B/L ghi CIF là đủ gây tranh chấp hoặc chậm thanh toán.
4.2. Không kiểm tra vận đơn trước khi phát hành
Vận đơn sai rất khó sửa và có thể phát sinh chi phí lớn.
4.3. Không hiểu bản chất hàng hóa
Dẫn đến: Khai sai mã HS, bị kiểm tra kéo dài, pohát sinh phạt
Kinh nghiệm xương máu: Không ai làm chứng từ tốt nếu không chịu tìm hiểu sản phẩm mình đang xử lý.
5. Kỹ năng giúp nhân viên chứng từ logistics làm việc hiệu quả trong môi trường quốc tế
Tiếng Anh chuyên ngành logistics
Không cần quá học thuật, nhưng phải: Đọc hiểu chứng từ, viết email rõ ràng, hiểu thuật ngữ logistics
Tư duy cẩn trọng và có hệ thống
Làm chứng từ không chỉ “đúng”, mà còn phải: Đúng thời điểm, đúng quy trình, đúng đối tượng
Kỹ năng quản lý rủi ro
Biết đặt câu hỏi: Nếu sai thì hậu quả gì? Ai chịu trách nhiệm? Có cách phòng tránh không?
6. Người mới nên học nhân viên chứng từ logistics như thế nào để không bị “ngợp”?
Với người mới, nên đi theo lộ trình:
– Hiểu quy trình xuất nhập khẩu tổng thể
– Học chứng từ theo từng tình huống
– Thực hành trên bộ chứng từ thật
– Phân tích lỗi thường gặp
Tại hanexim.edu.vn, các khóa học logistics – xuất nhập khẩu được xây dựng theo hướng: Thực tế, dễ áp dụng, giải thích bản chất thay vì học thuộc, phù hợp cho cả người mới và người đang làm việc, dễ tiếp cận với học viên và khách nước ngoài tại Việt Nam
Nhân viên chứng từ logistics là nghề: Đòi hỏi chuyên môn thật, ít bị thay thế, có giá trị lâu dài trong chuỗi cung ứng quốc tế. Nếu bạn học đúng cách, làm đúng ngay từ đầu và tích lũy kinh nghiệm thực tế, đây sẽ là một con đường nghề nghiệp ổn định, bền vững và nhiều cơ hội phát triển, đặc biệt trong bối cảnh logistics toàn cầu ngày càng mở rộng. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
