Trong bức tranh toàn cảnh của hoạt động xuất nhập khẩu, nhân viên khai báo hải quan là vị trí âm thầm nhưng mang tính quyết định. Một tờ khai đúng có thể giúp doanh nghiệp thông quan trong vài giờ, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại nhiều ngày, phát sinh chi phí lớn và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Không giống những nghề “hào nhoáng” khác trong logistics, nghề khai báo hải quan đòi hỏi tính chính xác cao, tư duy pháp lý tốt và khả năng chịu áp lực lớn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất nghề nghiệp, vai trò thực sự của nhân viên khai báo hải quan, những kỹ năng cần có, lộ trình phát triển và đặc biệt là những kinh nghiệm thực tế mà sách vở hiếm khi đề cập. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nhân viên khai báo hải quan là ai?
Nhân viên khai báo hải quan là người trực tiếp thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử (VNACCS/VCIS), đồng thời xử lý các thủ tục liên quan để hàng hóa được thông quan đúng quy định pháp luật.
Nói cách khác, họ là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi thông tin về lô hàng được khai báo đúng – đủ – kịp thời – phù hợp pháp luật.
Vai trò cốt lõi của nhân viên khai báo hải quan
– Đảm bảo hàng hóa thông quan đúng tiến độ
– Giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp
– Hạn chế phát sinh chi phí do sai sót khai báo
– Góp phần xây dựng uy tín doanh nghiệp với cơ quan hải quan
Trong thực tế, một nhân viên khai báo giỏi có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp hàng trăm triệu đồng mỗi năm nhờ tránh các lỗi khai sai, phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
2. Công việc cụ thể của nhân viên khai báo hải quan
Nhiều người nghĩ rằng công việc của nhân viên khai báo hải quan chỉ đơn giản là “ngồi máy tính khai tờ khai”. Tuy nhiên, trên thực tế, phạm vi công việc rộng và phức tạp hơn rất nhiều.
2.1. Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhân viên khai báo hải quan cần đọc, hiểu và kiểm tra tính thống nhất của các chứng từ như:
– Hợp đồng ngoại thương
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Phiếu đóng gói (Packing List)
– Vận đơn (Bill of Lading/AWB)
– Chứng nhận xuất xứ (C/O)
– Các giấy phép chuyên ngành (nếu có)
Kinh nghiệm thực tế: Một bộ chứng từ “nhìn thì đủ” nhưng chỉ cần sai tên hàng, đơn vị tính hoặc mô tả không thống nhất, tờ khai rất dễ bị luồng vàng hoặc luồng đỏ.
2.2. Phân loại mã HS và xác định thuế
Đây được xem là phần khó và rủi ro nhất trong nghề khai báo hải quan.
Nhân viên khai báo phải:
– Xác định mã HS chính xác cho từng mặt hàng
– Xác định mức thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
– Áp dụng ưu đãi thuế theo C/O (nếu đủ điều kiện)
Sai mã HS không chỉ bị phạt mà còn có thể bị truy thu thuế nhiều năm về sau.
2.3. Khai báo tờ khai hải quan trên hệ thống
Sau khi chuẩn bị đầy đủ thông tin, nhân viên khai báo thực hiện:
– Khai tờ khai xuất khẩu/nhập khẩu
– Kiểm tra kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ)
– Sửa đổi, bổ sung tờ khai nếu cần
Đây là công việc đòi hỏi tốc độ, sự tập trung và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
2.4. Làm việc với cơ quan hải quan và các bên liên quan
Nhân viên khai báo hải quan thường xuyên phải: Giải trình với cán bộ hải quan, bổ sung hồ sơ khi bị yêu cầu, phối hợp với kho, cảng, hãng tàu, forwarder, theo dõi tiến độ thông quan và xử lý sự cố phát sinh
Đây chính là lúc kỹ năng giao tiếp và kinh nghiệm thực tế phát huy tác dụng.
3. Những kỹ năng bắt buộc của một nhân viên khai báo hải quan giỏi
3.1. Kiến thức pháp luật hải quan
Nhân viên khai báo hải quan cần nắm vững:
– Luật Hải quan
– Các nghị định, thông tư liên quan đến xuất nhập khẩu
– Quy định về thuế, kiểm tra chuyên ngành
– Quy trình nghiệp vụ hải quan điện tử
Điểm mấu chốt: Pháp luật thay đổi liên tục, người làm nghề phải luôn cập nhật, không thể học một lần rồi dùng mãi.
3.2. Kỹ năng phân tích và tư duy logic
– Phân tích chứng từ
– So sánh thông tin
– Nhận diện rủi ro tiềm ẩn
– Đưa ra phương án khai báo phù hợp
Một nhân viên khai báo giỏi không chỉ “làm theo quy trình” mà còn hiểu bản chất của từng lô hàng.
3.3. Kỹ năng sử dụng hệ thống và công nghệ
– Thành thạo VNACCS/VCIS
– Biết sử dụng phần mềm ECUS, FPT.TQDT, VNPT…
– Sử dụng Excel, email, lưu trữ hồ sơ khoa học
3.4. Kỹ năng giao tiếp và xử lý áp lực
Áp lực lớn nhất của nhân viên khai báo hải quan đến từ: Thời gian thông quan, rủi ro bị phạt, áp lực từ khách hàng và cấp trên. Người làm nghề cần bình tĩnh, cẩn trọng và có trách nhiệm cao.
4. Những sai lầm phổ biến của nhân viên khai báo hải quan mới vào nghề
Quá phụ thuộc vào phần mềm
Phần mềm chỉ là công cụ, không thay thế tư duy nghiệp vụ.
Khai theo “thói quen”
Mỗi lô hàng là một trường hợp riêng, không nên áp dụng máy móc.
Không kiểm tra lại chứng từ
Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn.
Ngại hỏi – ngại trao đổi
Trong nghề này, hỏi đúng lúc là một lợi thế, không phải yếu kém.
Xem thêm: Nghiệp Vụ Nhân Viên Chứng Từ Logistics: Kiến Thức, Kỹ Năng Và Kinh Nghiệm
5. Lộ trình nghề nghiệp của nhân viên khai báo hải quan
Giai đoạn 1: Nhân viên khai báo junior
– Thực hiện các tờ khai đơn giản
– Học cách đọc chứng từ
– Làm quen hệ thống
Giai đoạn 2: Nhân viên khai báo chính
– Xử lý tờ khai phức tạp
– Phân loại HS khó
– Làm việc trực tiếp với hải quan
Giai đoạn 3: Trưởng nhóm / Chuyên viên hải quan
– Quản lý đội khai báo
– Tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp
– Kiểm soát rủi ro pháp lý
Giai đoạn 4: Chuyên gia / Tư vấn độc lập
– Tư vấn thuế – hải quan
– Đào tạo nghiệp vụ
– Làm việc với doanh nghiệp lớn
6. Nghề nhân viên khai báo hải quan có còn tiềm năng không?
Câu trả lời là CÓ, nhưng không dành cho người làm việc hời hợt.
Trong bối cảnh:
– Xuất nhập khẩu ngày càng phát triển
– Quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ
– Doanh nghiệp cần người hiểu luật – hiểu hàng – hiểu quy trình
Nhân viên khai báo hải quan giỏi luôn có chỗ đứng, mức thu nhập ổn định và cơ hội phát triển dài hạn.
7. Lời khuyên dành cho người muốn theo nghề nhân viên khai báo hải quan
– Học chắc nền tảng, không học “mẹo” trước khi hiểu bản chất
– Luôn cập nhật chính sách mới
– Làm việc cẩn trọng, có trách nhiệm
– Xem mỗi sai sót là một bài học nghề
“Nghề khai báo hải quan không hào nhoáng, nhưng ai làm vững sẽ rất bền.”
Nhân viên khai báo hải quan không chỉ là người “khai tờ khai”, mà là người giữ an toàn pháp lý cho dòng chảy hàng hóa của doanh nghiệp. Đây là nghề đòi hỏi trí tuệ, trách nhiệm và kinh nghiệm – càng làm lâu, giá trị càng cao.
Nếu bạn đang tìm một nghề ổn định – có chiều sâu – có cơ hội phát triển dài hạn, thì khai báo hải quan là lựa chọn đáng để đầu tư nghiêm túc. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
