Tra cứu HS code là bước bắt buộc trong xuất nhập khẩu, giúp xác định thuế suất và thủ tục chính xác. Sai mã HS có thể khiến doanh nghiệp tốn kém và chậm thông quan. Bài viết này chia sẻ cách tra cứu HS code đúng chuẩn và những mẹo thực chiến cho sales.
1. Vì sao tra cứu HS code quan trọng?
Trong xuất nhập khẩu, HS code (Harmonized System Code) là “chứng minh thư” của hàng hóa. Không có mã này, bạn không thể khai báo hải quan, tính thuế, hay hưởng ưu đãi từ các hiệp định thương mại (FTA).
Theo thống kê của WCO (Tổ chức Hải quan Thế giới), hơn 98% hàng hóa trong thương mại quốc tế được phân loại bằng HS code. Vì vậy, tra cứu HS code chính xác không chỉ là thủ tục, mà còn là giải pháp chiến lược để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín.
2. HS code là gì? Cấu trúc cơ bản
HS code là hệ thống phân loại hàng hóa bằng mã số, được áp dụng toàn cầu.
– 2 số đầu: Chương (phân loại ngành hàng lớn).
– 4 số đầu: Nhóm hàng.
-6 số đầu: Phân nhóm quốc tế.
– 8 số (ở Việt Nam): Phân nhóm chi tiết hơn, để tính thuế và kiểm soát chuyên ngành.
Ví dụ: HS code 9401.30.00 cho ghế xoay dùng trong văn phòng.
3. Tại sao phải tra cứu HS code chính xác?
Nếu tra cứu HS code sai, hậu quả có thể rất lớn:
– Nộp thuế cao hơn thực tế → gây lãng phí hàng trăm triệu đồng.
– Mất ưu đãi thuế quan từ FTA → ví dụ EVFTA, CPTPP.
– Hàng bị giữ tại cảng → làm chậm tiến độ giao hàng.
– Rủi ro pháp lý → bị truy thu, phạt hành chính, thậm chí mất uy tín với đối tác.
Ngược lại, khi tra cứu HS code đúng:
– Tiết kiệm chi phí.
– Thông quan nhanh gọn.
– Có cơ sở minh bạch để thương lượng với khách hàng quốc tế.
Xem thêm: Kỹ Năng Quản Lý Rủi Ro Trong Xuất Nhập Khẩu
4. Hướng dẫn tra cứu HS code chính xác
4.1. Bước 1 – Hiểu rõ sản phẩm
Bạn cần xác định rõ:
– Tên hàng hóa.
– Chất liệu cấu thành.
– Công dụng chính.
– Quy cách đóng gói.
Ví dụ: “Sofa giường khung thép” → sofa, giường, nội thất, khung thép.
4.2. Bước 2 – Tra cứu bằng biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam
– Tải file Excel “Biểu thuế XNK” từ website Tổng cục Hải quan.
– Sử dụng Ctrl + F để tìm từ khóa.
– Ghi lại mã HS và mức thuế suất liên quan.
4.3. Bước 3 – Đối chiếu với website chính thống
– https://customs.gov.vn – nơi tra cứu HS code chính xác và cập nhật nhất.
– Nhập từ khóa mô tả hàng hóa để tìm mã HS.
4.4. Bước 4 – Sử dụng các công cụ hỗ trợ
– bieuthue.net – dễ dùng, có phân loại rõ ràng theo nhóm hàng.
– TradeMap.org – thống kê thương mại, hỗ trợ tra HS code theo thị trường.
HS code Finder Tools (AI, App tra cứu) – đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để gợi ý nhanh.
4.5. Bước 5 – Xin xác định trước mã HS (nếu phức tạp)
Với hàng hóa đặc thù (thiết bị điện tử, hóa chất…), doanh nghiệp nên gửi công văn xin xác định trước mã HS từ Tổng cục Hải quan để tránh rủi ro.
5. Ví dụ thực tế: Khi HS code giúp tiết kiệm hàng nghìn USD
Một công ty xuất khẩu hạt điều sang EU:
– Nếu khai sai HS code, thuế nhập khẩu là 7%.
– Khi tra cứu chính xác, theo EVFTA thuế giảm về 0%.
Với lô hàng trị giá 200.000 USD, doanh nghiệp tiết kiệm ngay 14.000 USD.
6. Checklist tra cứu HS code chuẩn cho sale & logistics
| Bước | Hành động | Ghi chú |
| 1 | Xác định rõ mô tả sản phẩm | Tên, chất liệu, công dụng |
| 2 | Tìm kiếm trong biểu thuế XNK | Dùng Excel, Ctrl + F |
| 3 | Kiểm tra website hải quan | customs.gov.vn |
| 4 | Đối chiếu với công cụ khác | bieuthue.net, FTA Finder |
| 5 | Lưu mã HS và thuế suất | Lập file quản lý nội bộ |
| 6 | Cập nhật thường xuyên | Theo thông tư, nghị định mới |
7. Các giải pháp giúp tra cứu HS code chính xác hơn
– Đào tạo nhân sự chuyên trách: Mỗi công ty XNK nên có ít nhất 1 nhân viên chuyên về HS code.
– Sử dụng phần mềm hỗ trợ: ERP hoặc phần mềm logistics có tích hợp HS code.
– Tạo thư viện nội bộ: Danh sách sản phẩm kèm HS code chuẩn để tránh nhầm lẫn.
– Hợp tác với forwarder uy tín: Họ thường có kinh nghiệm phân loại nhanh và chính xác.
– Áp dụng công nghệ AI: Các công cụ AI có thể phân tích mô tả sản phẩm và đề xuất HS code phù hợp, tiết kiệm 70% thời gian so với cách thủ công.
8. Lời khuyên từ chuyên gia xuất nhập khẩu
– Đừng tra HS code chỉ dựa vào tên hàng → cần xem cả công dụng, chất liệu.
– Luôn cập nhật thông tin → vì biểu thuế thay đổi hằng năm.
– Lưu hồ sơ tra cứu → để chứng minh tính hợp lý nếu bị kiểm tra sau thông quan.
– Tham khảo ý kiến cộng đồng XNK → nhiều tình huống thực tế giúp bạn học nhanh hơn sách vở.
8. HS code – “ngôn ngữ chung” của thương mại quốc tế
Việc tra cứu HS code không chỉ giúp doanh nghiệp làm đúng luật, mà còn là đòn bẩy chiến lược để:
– Giảm chi phí logistics.
– Nâng cao uy tín với đối tác quốc tế.
– Tối ưu lợi nhuận nhờ hưởng ưu đãi thuế.
Tra cứu mã HS không chỉ là một thủ tục hành chính. Đây là kỹ năng sống còn của sales xuất khẩu thực chiến. Nếu bạn đang làm trong ngành xuất nhập khẩu, hãy luyện tập kỹ năng này mỗi ngày. Vì “HS code chuẩn” chính là tấm hộ chiếu vàng cho sản phẩm Việt vươn ra thế giới. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
