Trong hoạt động thương mại quốc tế, cụm từ “export import procedures” (quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa) là một trong những nền tảng quan trọng nhất. Hiểu rõ từng bước trong quy trình này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tuân thủ quy định pháp lý, tối ưu chi phí logistics và đảm bảo hàng hóa đến đúng thời hạn.
Đối với người mới bước vào ngành, việc nắm vững export import procedures không chỉ giúp dễ dàng làm việc trong môi trường quốc tế mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực logistics, hải quan, hoặc ngoại thương. Vậy hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khái niệm cơ bản: Export và Import là gì?
– Export: là hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ từ một quốc gia sang quốc gia khác, với mục đích thương mại.
– Import: là hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thị trường nội địa.
Cả hai hoạt động này được điều chỉnh bởi các quy định quốc tế (như Incoterms, customs clearance rules, international trade agreements) và quy định pháp luật của từng quốc gia.
Hiểu một cách đơn giản:
Export import procedures chính là tập hợp các bước, chứng từ và thủ tục mà doanh nghiệp phải thực hiện để xuất hoặc nhập hàng hợp pháp, đúng quy định.
2. Vai trò của việc nắm vững Export Import Procedures
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam gặp rắc rối trong khâu xuất nhập khẩu chỉ vì thiếu hiểu biết về thủ tục. Việc nắm vững export import procedures mang lại nhiều lợi ích:
– Tuân thủ pháp lý: Tránh bị phạt do sai chứng từ, sai mã HS code hoặc khai báo hải quan sai.
– Tăng tốc độ giao hàng: Giúp hàng hóa được thông quan nhanh, hạn chế lưu kho tại cảng.
– Tối ưu chi phí: Biết cách chọn điều kiện giao hàng phù hợp (FOB, CIF, EXW…) giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo hiểm.
– Mở rộng thị trường quốc tế: Nắm rõ quy trình giúp doanh nghiệp dễ dàng xuất khẩu sang Mỹ, EU, Nhật Bản hoặc các nước trong khối CPTPP, EVFTA.
3. Tổng quan quy trình Export Import Procedures
Một quy trình xuất nhập khẩu hoàn chỉnh thường bao gồm 8 bước cơ bản.
3.1. Bước 1 – Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là nền tảng của toàn bộ export import procedures. Trong đó quy định các điều khoản chính như: Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá. điều kiện giao hàng (Incoterms 2020), thời gian và phương thức thanh toán, quy định về khiếu nại, bảo hiểm, trọng tài thương mại
Việc sử dụng điều kiện Incoterms phù hợp (ví dụ: FOB, CIF, DDP) giúp xác định rõ trách nhiệm – chi phí – rủi ro giữa người mua và người bán.
3.2. Bước 2 – Chuẩn bị hàng hóa xuất hoặc nhập khẩu
Doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện lưu thông:
– Kiểm tra chất lượng, nhãn mác, bao bì theo quy định nước nhập khẩu.
– Xin giấy phép xuất/nhập khẩu nếu thuộc nhóm hàng có điều kiện.
– Kiểm tra mã HS code để xác định mức thuế suất chính xác.
Sai HS code là lỗi phổ biến trong export import procedures, dẫn đến phạt và chậm thông quan.
3.3. Bước 3 – Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Export Import Documentation)
Một bộ chứng từ đầy đủ giúp hàng hóa được thông quan suôn sẻ. Bao gồm:
| STT | Chứng từ | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Commercial Invoice | Hóa đơn thương mại |
| 2 | Packing List | Phiếu đóng gói |
| 3 | Bill of Lading / Airway Bill | Vận đơn đường biển / hàng không |
| 4 | Certificate of Origin (C/O) | Giấy chứng nhận xuất xứ |
| 5 | Insurance Certificate | Giấy chứng nhận bảo hiểm |
| 6 | Phytosanitary / Health Certificate | Kiểm dịch thực vật hoặc y tế |
| 7 | Import/Export License (nếu có) | Giấy phép của cơ quan chức năng |
Bộ chứng từ là phần cốt lõi của export import procedures, được yêu cầu khi khai báo hải quan và thanh toán quốc tế (L/C hoặc T/T).
3.4. Bước 4 – Đặt chỗ vận chuyển (Shipping Booking)
Khi hàng sẵn sàng, doanh nghiệp liên hệ với forwarder hoặc shipping line để đặt chỗ trên tàu hoặc máy bay.
Các bước chính:
– Chọn phương thức vận chuyển: đường biển (FCL/LCL), đường hàng không, hoặc đa phương thức.
– Nhận Shipping Instruction (SI) từ khách hàng.
– Gửi Shipping Advice khi hàng đã lên tàu.
Hiểu đúng quy trình shipping process giúp doanh nghiệp chủ động thời gian và giảm chi phí lưu container.
3.5. Bước 5 – Khai báo và thông quan hải quan (Customs Clearance)
Đây là bước quan trọng nhất trong export import procedures.
Hồ sơ khai báo gồm: Tờ khai hải quan điện tử, invoice, Packing list, C/O, hợp đồng ngoại thương, vận đơn (B/L).các chứng từ kiểm định, giấy phép chuyên ngành
Sau khi kiểm tra, hải quan sẽ phân luồng (xanh – vàng – đỏ).
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định mới về VNACCS/VCIS, E-customs, và Digital Customs để tối ưu quy trình khai báo.
3.6. Bước 6 – Giao hàng và nhận hàng
Khi hàng đã được thông quan, bước tiếp theo là giao hoặc nhận hàng tại cảng đích.
– Với xuất khẩu, doanh nghiệp cung cấp Delivery Order cho khách hàng.
– Với nhập khẩu, người nhận cần xuất trình Arrival Notice và thanh toán phí địa phương (DO fee, THC, CIC…).
3.7. Bước 7 – Thanh toán quốc tế
Phương thức thanh toán phổ biến trong export import procedures:
– T/T (Telegraphic Transfer): nhanh, phổ biến, chi phí thấp.
– L/C (Letter of Credit): an toàn, áp dụng cho giao dịch lớn.
– D/P hoặc D/A: thường dùng khi có mối quan hệ tin cậy.
Khi sử dụng L/C, cần kiểm tra kỹ bộ chứng từ để tránh discrepancy (sai lệch) khiến ngân hàng từ chối thanh toán.
3.8. Bước 8 – Lưu hồ sơ và hậu kiểm
Sau khi giao hàng và nhận thanh toán, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ chứng từ trong ít nhất 5 năm, phòng trường hợp hải quan hậu kiểm hoặc kiểm toán.
Đây là bước cuối cùng nhưng thường bị bỏ qua trong export import procedures.
Xem thêm: Hiểu Đúng Về Báo Giá Xuất Nhập Khẩu Để Không Mất Khách Trong Im Lặng
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến Export Import Procedures
Quy trình xuất nhập khẩu không cố định mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
– Loại hàng hóa: hàng thực phẩm, hàng nguy hiểm, hàng điện tử sẽ có thủ tục riêng.
– Quốc gia đối tác: mỗi nước có quy định kiểm định, thuế và tiêu chuẩn khác nhau.
– Phương thức vận chuyển: đường biển, hàng không hay đường bộ có quy định khác nhau.
– Hiệp định thương mại: ví dụ EVFTA, CPTPP giúp giảm thuế nhưng yêu cầu C/O chặt chẽ.
– Công nghệ và hải quan điện tử: hiện nay, các quốc gia đang số hóa mạnh mẽ để rút ngắn thời gian thông quan.
5. Những lỗi thường gặp trong Export Import Procedures
| Lỗi thường gặp | Hậu quả |
|---|---|
| Khai sai mã HS code | Phạt hành chính, bị truy thu thuế |
| Thiếu chứng từ trong bộ hồ sơ | Chậm thông quan, mất uy tín với khách hàng |
| Sai thông tin trên vận đơn | Không nhận được hàng, bị từ chối thanh toán |
| Không kiểm tra Incoterms kỹ | Phát sinh chi phí không mong muốn |
| Giao hàng trễ so với L/C | Ngân hàng từ chối thanh toán |
Để hạn chế các lỗi này, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên nghiệp vụ bài bản hoặc tham gia khóa học Export Import Procedures chuyên sâu.
6. Các thuật ngữ thường gặp trong Export Import Procedures
| Thuật ngữ | Nghĩa tiếng Việt | Ghi chú |
|---|---|---|
| FOB (Free On Board) | Giao hàng lên tàu | Người mua chịu chi phí sau khi hàng lên tàu |
| CIF (Cost, Insurance, Freight) | Giá bao gồm phí bảo hiểm và vận chuyển | Thường dùng khi bán hàng quốc tế |
| C/O | Giấy chứng nhận xuất xứ | Dùng để được hưởng ưu đãi thuế |
| HS Code | Mã số hàng hóa | Xác định thuế suất và quản lý hàng hóa |
| B/L (Bill of Lading) | Vận đơn đường biển | Chứng từ sở hữu hàng hóa |
| AWB (Airway Bill) | Vận đơn hàng không | Dùng cho hàng air |
| Customs Clearance | Thông quan hải quan | Bước bắt buộc khi nhập/xuất hàng |
7. Hướng dẫn rút gọn Export Import Procedures cho người mới bắt đầu
Nếu bạn là sinh viên hoặc người mới học nghề xuất nhập khẩu, có thể ghi nhớ quy trình này qua 5 chữ “H – C – D – K – T”:
– Hợp đồng – Sales Contract
– Chứng từ – Documentation
– Dịch vụ vận tải – Shipping & Logistics
– Khai báo – Customs Clearance
– Thanh toán – Payment
Chỉ cần hiểu và nắm vững 5 bước này, bạn đã có nền tảng vững chắc để bước vào nghề.
8. Tại sao nên học Export Import Procedures bài bản
Ngành xuất nhập khẩu ngày càng phát triển cùng với thương mại toàn cầu hóa. Tuy nhiên, để làm tốt nghề, bạn không thể chỉ “học lỏm” mà cần đào tạo thực tế với chuyên gia.
Tham gia các khóa học export import procedures sẽ giúp bạn:
– Hiểu sâu quy trình và chứng từ thực tế.
– Biết cách làm việc với hãng tàu, forwarder, hải quan.
– Thành thạo kỹ năng giao tiếp với buyer quốc tế.
– Nắm được cách xử lý tình huống phát sinh (chậm tàu, lệch chứng từ, phạt container…).
Một chuyên viên xuất nhập khẩu giỏi không chỉ biết “làm chứng từ” mà còn phải hiểu cả customs law, logistics chain và international trade culture.
Hiểu và làm chủ export import procedures chính là chìa khóa để doanh nghiệp và cá nhân thành công trong thương mại quốc tế.
Quy trình này tưởng chừng phức tạp, nhưng khi nắm vững từng bước từ hợp đồng, chứng từ, hải quan đến vận chuyển bạn sẽ thấy rằng mọi thứ đều có logic, hệ thống và có thể học được. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
