Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, email chào hàng quốc tế là “cánh cửa đầu tiên” giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng toàn cầu. Đặc biệt, với nhân viên sale xuất nhập khẩu, kỹ năng viết email chuyên nghiệp không chỉ thể hiện năng lực giao tiếp mà còn quyết định tỷ lệ phản hồi, khả năng chốt đơn và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Theo thống kê từ các nền tảng thương mại B2B như Alibaba, Global Sources hay Tradewheel, trên 70% giao dịch quốc tế khởi đầu từ email chào hàng. Điều đó cho thấy: một email ngắn gọn, đúng trọng tâm, đúng ngữ điệu chuyên nghiệp có thể là bước khởi đầu cho hợp đồng trị giá hàng chục ngàn đô.
Nếu bạn đang theo nghề sale xuất nhập khẩu hoặc học tại trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu Han Exim, việc nắm vững kỹ năng viết email chào hàng là bắt buộc để bạn trở thành người sale quốc tế chuyên nghiệp. Hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Email chào hàng quốc tế là gì?
Email chào hàng quốc tế (International Sales Email) là loại thư thương mại mà nhà xuất khẩu gửi cho khách hàng tiềm năng ở nước ngoài nhằm:
– Giới thiệu công ty và sản phẩm;
– Thể hiện mong muốn hợp tác;
– Cung cấp thông tin sản phẩm, báo giá, hoặc catalog;
– Mời khách hàng trao đổi thêm hoặc đặt hàng thử.
Khác với email marketing thông thường, email chào hàng trong xuất nhập khẩu mang tính cá nhân hóa, ngắn gọn, lịch sự và tập trung vào lợi ích mà người mua nhận được.
2. Mục tiêu của một email chào hàng hiệu quả
Một email chào hàng quốc tế chuẩn không chỉ “đẹp” về ngôn ngữ mà cần đạt 3 mục tiêu chính sau:
2.1. Gây ấn tượng đầu tiên
→ Cho khách hàng thấy bạn là nhà cung cấp đáng tin cậy, chuyên nghiệp và hiểu rõ nhu cầu thị trường.
2.2. Kích thích phản hồi
→ Mục tiêu của email không phải bán hàng ngay mà là khiến khách hàng reply lại để mở đầu cuộc trao đổi.
2.3. Tạo cơ hội hợp tác lâu dài
→ Thể hiện thái độ chân thành, sẵn sàng hỗ trợ, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và muốn kết nối.
3. Cấu trúc chuẩn của một email chào hàng quốc tế
Dưới đây là bố cục 6 phần của một email chào hàng hiệu quả cho sale xuất nhập khẩu:
(1) Subject line – Tiêu đề
Phải ngắn gọn (dưới 70 ký tự), rõ ràng và thể hiện giá trị.
Ví dụ:
– Eco-friendly Handicrafts from Vietnam
– Vietnam Manufacturer of Bamboo & Rattan Home Décor
– High-quality Sofa Bed Supplier from Vietnam
(2) Greeting – Lời chào
Giữ phong thái lịch sự, ví dụ:
Dear Mr. John,
Dear Purchasing Manager,
Nếu không biết giới tính hoặc tên, có thể dùng:
Dear Sir/Madam,
(3) Introduction – Giới thiệu bản thân và công ty
Giới thiệu ngắn gọn về bạn, chức vụ, và công ty.
Ví dụ: My name is Hailey Ha, Sales Executive at King Craft Viet, a Vietnamese manufacturer specializing in eco-friendly handicrafts made from rattan, bamboo, and seagrass.
(4) Body – Nội dung chào hàng
Trình bày điểm mạnh, lợi ích sản phẩm, và lý do khách hàng nên quan tâm.
Gợi ý:
– Nhấn mạnh vào chất lượng, giá cạnh tranh, khả năng tùy chỉnh.
– Liệt kê ngắn gọn danh mục sản phẩm.
– Đính kèm hoặc gắn link catalog.
Ví dụ: We offer a wide range of handmade baskets, lampshades, trays, and home décor products that combine traditional craftsmanship with modern design.
You can browse our catalog here: [insert link].
(5) Call to action – Kêu gọi phản hồi
Mục đích là tạo cơ hội trao đổi, không ép mua.
Please let me know if you would like to receive our quotation or samples.
We would be delighted to discuss how we can cooperate with your company.
(6) Signature – Chữ ký
Ghi rõ tên, chức vụ, thông tin liên hệ, website, số WhatsApp.
4. Mẫu email chào hàng quốc tế chuyên nghiệp
Subject: Sustainable Rattan Home Décor – From Vietnam Manufacturer
Dear [Customer’s Name],
I hope this message finds you well.
My name is MeiMei, Sales Executive at King Craft Viet, a Vietnamese manufacturer specializing in eco-friendly handmade home décor such as rattan baskets, seagrass trays, lampshades, and bamboo wall décor.
We have more than 10 years of experience exporting to Europe, the US, and Latin America, and our products are known for their natural materials, durable quality, and fair trade values.
You can view our latest catalog here: [insert link].
We would love to explore the opportunity to cooperate with your company.
Please let me know if you are interested in receiving our quotation or sample set for testing.
Looking forward to hearing from you soon.
Best regards,
MeiMei
Sales Executive King Craft Viet
www.kingcraftviet.com
meimei@kingcraftviet.com
WhatsApp: +84 xxx xxx xxx
5. Lưu ý khi viết email chào hàng quốc tế
5.1. Giữ câu ngắn gọn, rõ ràng
Người mua quốc tế thường đọc rất nhanh. Hạn chế dùng câu dài, văn hoa.
Ví dụ:
❌ “We would be most delighted if you could kindly take a look at our catalog and consider us for your sourcing list.”
✅ “Please check our catalog and let me know if any items interest you.”
5.2. Cá nhân hóa nội dung
Nếu biết tên khách hoặc công ty, hãy đề cập trực tiếp:
“I found your website on Alibaba and noticed you specialize in home décor products. Our handmade rattan baskets may complement your current collection.”
5.3. Tránh nói về giá quá sớm
Chỉ nên đề cập đến “quotation” hoặc “competitive price” để mở đường cho trao đổi sau.
5.4. Đính kèm file đúng cách
Catalog nên đặt tên rõ ràng, dung lượng nhẹ (<5MB): KingCraftViet_Catalog_2025.pdf
5.5. Thời điểm gửi email
Tốt nhất gửi vào 9h–11h sáng theo giờ địa phương của khách hàng (ví dụ, châu Âu, Mỹ).
Không nên gửi vào cuối tuần hoặc giờ khuya.
Xem thêm: Cách Giữ Chân Khách Hàng Xuất Khẩu: Chiến Lược Và Thực Hành Hiệu Quả
6. Các lỗi phổ biến khi viết email chào hàng quốc tế
| ❌ Lỗi | ⚠️ Hậu quả | ✅ Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Viết quá dài, lan man | Khách không đọc hết | Giới hạn 150–200 từ |
| Sai chính tả, ngữ pháp | Giảm độ tin cậy | Dùng Grammarly hoặc AI check |
| Gửi email hàng loạt, không cá nhân hóa | Bị đánh spam | Thay đổi tiêu đề và lời chào từng khách |
| Đính kèm file quá nặng | Không tải được | Giảm dung lượng hoặc dùng link Google Drive |
| Không follow-up | Mất cơ hội bán hàng | Gửi follow-up sau 3–5 ngày |
7. Ví dụ email follow-up sau khi gửi chào hàng
Subject: Just checking in – Did you receive our catalog?
Dear [Customer’s Name],
I hope you are doing well.
I just wanted to check if you had the chance to review our catalog that I sent last week.
We would be happy to provide more details or offer some samples for your evaluation.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
Hailey
8. Một số mẫu tiêu đề email thu hút khách hàng quốc tế
| Loại nội dung | Mẫu tiêu đề |
|---|---|
| Giới thiệu sản phẩm | Natural Rattan & Bamboo Home Décor from Vietnam |
| Thân thiện môi trường | Sustainable Handmade Products for Your Store |
| Mời hợp tác | Let’s Create Your Next Eco Collection Together |
| Gửi catalog mới | New 2025 Catalog – Eco-friendly Home Accessories |
| Gửi sau hội chợ | Great to meet you at the [Fair Name] – Follow-up from King Craft Viet |
9. Kỹ năng cần có của sale xuất nhập khẩu khi viết email chào hàng
– Khả năng nghiên cứu khách hàng (market research)
Biết khách đang bán gì, ở đâu, quy mô thế nào.
– Kỹ năng viết ngắn gọn, chuyên nghiệp (business writing)
Mỗi câu phải thể hiện được mục tiêu rõ ràng.
– Khả năng ngoại ngữ thương mại (business English)
Biết cách dùng tone phù hợp: lịch sự nhưng không quá trang trọng.
– Kiến thức logistics & quy trình xuất khẩu
Để trả lời khi khách hỏi về MOQ, thời gian giao hàng, điều kiện FOB/CIF.
– Kỹ năng follow-up khéo léo
Gửi lại email nhắc nhẹ sau vài ngày mà không gây khó chịu.
Trong thời đại thương mại toàn cầu, email chào hàng quốc tế không đơn thuần là một tin nhắn giới thiệu. Đó là tấm danh thiếp điện tử thể hiện hình ảnh doanh nghiệp và năng lực của người sale.
Nếu bạn đang học hoặc làm việc trong ngành xuất nhập khẩu, hãy rèn luyện kỹ năng này mỗi ngày. Bắt đầu từ những email ngắn gọn, chân thành, đúng format bạn sẽ thấy tỷ lệ phản hồi tăng, cơ hội hợp tác mở rộng, và niềm tin từ khách hàng quốc tế được xây dựng từng bước. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
