Xuất nhập khẩu và Logistics là hai lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Khi doanh nghiệp mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài, hàng hóa không chỉ cần được giao nhận đúng thời gian mà còn phải đảm bảo chứng từ, thủ tục hải quan, vận chuyển và thanh toán được thực hiện chính xác.
Xuất nhập khẩu tập trung vào hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, từ tìm kiếm đối tác, đàm phán, ký hợp đồng, chuẩn bị chứng từ đến khai báo hải quan và thanh toán.
Logistics liên quan nhiều hơn đến việc tổ chức vận chuyển, lưu kho, giao nhận và quản lý dòng hàng hóa.
Trên thực tế, hai lĩnh vực này có sự liên kết chặt chẽ. Vì vậy, người mới học Xuất nhập khẩu Logistics nên có kiến thức tổng quan về cả hai thay vì chỉ tập trung vào một nghiệp vụ riêng lẻ. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Nắm được quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
Đây là kiến thức nền tảng mà người mới nên học đầu tiên. Một quy trình xuất khẩu cơ bản thường trải qua các bước:
Ký hợp đồng → Chuẩn bị hàng → Chuẩn bị chứng từ → Đặt booking → Khai báo hải quan → Giao hàng → Vận chuyển quốc tế → Hoàn thiện chứng từ → Thanh toán.
Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp thường thực hiện:
Nhận chứng từ → Kiểm tra thông tin → Theo dõi lịch tàu → Nhận thông báo hàng đến → Lấy lệnh giao hàng → Khai hải quan → Nộp thuế → Thông quan → Nhận hàng.
Tùy từng loại hàng, phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng, quy trình thực tế có thể thay đổi. Người mới không nhất thiết phải ghi nhớ toàn bộ ngay lập tức. Quan trọng là hiểu được mối liên hệ giữa các công việc và chứng từ trong một lô hàng.
2. Hiểu về Incoterms
Incoterms là kiến thức quan trọng trong Xuất nhập khẩu Logistics vì giúp xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người mua và người bán.
Một số điều kiện thường gặp gồm: EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DDP
Khi học Incoterms, người mới cần tập trung vào những câu hỏi như:
– Người bán chịu chi phí đến đâu?
– Người mua chịu chi phí từ đâu?
– Rủi ro chuyển giao tại thời điểm nào?
– Ai thuê phương tiện vận tải?
– Ai mua bảo hiểm?
– Ai thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu?
Thay vì học thuộc lòng, bạn nên luyện tập bằng các tình huống thực tế để hiểu cách áp dụng từng điều kiện.
3. Làm quen với các chứng từ xuất nhập khẩu
Chứng từ là một trong những nội dung quan trọng nhất đối với người làm XNK.
Một số chứng từ cơ bản cần biết gồm:
3.1. Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại thể hiện thông tin về người bán, người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và các thông tin liên quan đến giao dịch.
3.2. Packing List
Packing List cung cấp thông tin về cách đóng gói hàng hóa như số kiện, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói.
3.3. Bill of Lading
B/L là vận đơn, thường được sử dụng trong vận tải biển. Người làm XNK cần biết cách đọc các thông tin quan trọng trên vận đơn và hiểu vai trò của nó trong quá trình giao nhận.
3.4. Certificate of Origin
C/O là chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng trong những trường hợp phù hợp để chứng minh xuất xứ và có thể hỗ trợ hưởng ưu đãi thuế quan theo quy định.
Ngoài ra còn có hợp đồng ngoại thương, chứng từ bảo hiểm, giấy phép, chứng từ kiểm dịch và các loại giấy tờ khác tùy từng mặt hàng.
Điều quan trọng không chỉ là biết tên chứng từ mà phải hiểu chứng từ được sử dụng khi nào, ai phát hành và thông tin trên đó liên quan như thế nào đến các chứng từ khác.
4. Kiến thức về HS Code và thuế xuất nhập khẩu
HS Code là mã dùng để phân loại hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Việc xác định đúng mã HS có thể ảnh hưởng đến:
– Thuế suất xuất nhập khẩu.
– Chính sách quản lý hàng hóa.
– Giấy phép nhập khẩu.
– Kiểm tra chuyên ngành.
– Nội dung khai báo hải quan.
Người mới thường mắc lỗi khi lựa chọn mã HS chỉ dựa trên tên thương mại của sản phẩm.
Trên thực tế, cần xem xét các yếu tố như thành phần, cấu tạo, công dụng, tính chất và đặc điểm của hàng hóa để có cơ sở phân loại phù hợp.
Vì vậy, kỹ năng tra cứu và phân loại HS Code là nội dung nên được luyện tập trong quá trình học.
5. Nắm kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan
Hải quan là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu.
Người mới cần hiểu những khái niệm như: Tờ khai hải quan, hồ sơ hải quan, khai báo điện tử, luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa. thông quan, nộp thuế.
Đặc biệt, cần hiểu rằng thông tin khai báo hải quan có mối liên hệ với bộ chứng từ của lô hàng. Các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, mã HS… cần được kiểm tra cẩn thận trước khi khai báo.
Read more: Nghiệp Vụ Xuất Khẩu: Lộ Trình Học Thực Chiến Dành Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm
6. Tìm hiểu về vận tải và Logistics
Người học Xuất nhập khẩu Logistics cũng cần có kiến thức về các phương thức vận chuyển phổ biến:
– Đường biển.
– Đường hàng không.
– Đường bộ.
– Đường sắt.
– Vận tải đa phương thức.
Trong vận tải biển, người mới nên làm quen với các thuật ngữ như FCL, LCL, Container, Booking, ETD, ETA, B/L, Demurrage và Detention.
Bên cạnh đó, cần hiểu vai trò của các bên như: Shipper – Consignee – Forwarder – Carrier – Shipping Line – Cảng – Hải quan.
Khi hiểu được vai trò của từng bên, bạn sẽ dễ dàng hình dung cách một lô hàng được vận hành và xử lý khi có vấn đề phát sinh.
7. Tìm hiểu về thanh toán quốc tế
Thanh toán là một phần quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế.
Một số phương thức phổ biến gồm:
– T/T: Chuyển tiền.
– L/C: Thư tín dụng.
– D/P: Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ.
– D/A: Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ.
Người mới nên hiểu những vấn đề cơ bản như thời điểm thanh toán, cách thức xử lý chứng từ, trách nhiệm của các bên và rủi ro của từng phương thức.
Đây là kiến thức đặc biệt hữu ích đối với những người muốn làm việc trong bộ phận xuất khẩu, nhập khẩu hoặc kinh doanh quốc tế.
8. Rèn luyện tiếng Anh chuyên ngành
Tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong ngành Xuất nhập khẩu Logistics.
Bạn không nhất thiết phải sử dụng tiếng Anh quá chuyên sâu ngay từ đầu, nhưng nên làm quen với các thuật ngữ thường gặp như:
Shipment, Shipper, Consignee, Freight, Customs, Booking, Container, Port, Vessel, ETD, ETA, Delivery, Payment…
Ngoài từ vựng, hãy tập đọc các email giao dịch và chứng từ bằng tiếng Anh.
Bạn cũng nên biết cách viết những email đơn giản để: Gửi báo giá, xác nhận đơn hàng, xác nhận booking, hỏi thông tin, theo dõi lô hàng, thông báo tình trạng giao hàng.
9. Rèn luyện kỹ năng Excel và tin học văn phòng
Excel được sử dụng khá thường xuyên trong công việc XNK – Logistics.
Bạn có thể sử dụng Excel để: Theo dõi đơn hàng, quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi lịch tàu, đối chiếu số liệu, theo dõi công nợ, tính chi phí, quản lý chứng từ.
Người mới nên nắm được các thao tác như lọc dữ liệu, sắp xếp, định dạng bảng và một số hàm Excel cơ bản. Quan trọng hơn, hãy hình thành thói quen kiểm tra và đối chiếu số liệu để hạn chế sai sót.
10. Học cách xử lý tình huống thực tế
Biết lý thuyết chưa đồng nghĩa với việc có thể làm việc tốt.
Ví dụ, bạn có thể biết Invoice là gì nhưng chưa chắc đã phát hiện được lỗi trên Invoice. Bạn có thể biết B/L nhưng chưa chắc đã biết kiểm tra vận đơn. Bạn cũng có thể học Incoterms nhưng chưa chắc đã lựa chọn được điều kiện phù hợp cho từng giao dịch.
Vì vậy, quá trình học nên kết hợp: Lý thuyết → Chứng từ → Quy trình → Tình huống → Thực hành.
Một số tình huống nên luyện tập như:
– Sai thông tin trên Invoice.
– Sai số lượng trên Packing List.
– Sai HS Code.
– Hàng về nhưng chưa nhận được chứng từ.
– Thay đổi lịch tàu.
– Phát sinh chi phí lưu container.
– Hàng bị kiểm hóa.
– Khách hàng yêu cầu thay đổi điều kiện giao hàng.
Việc thực hành thường xuyên sẽ giúp người học tự tin hơn khi bắt đầu đi làm.
11. Người mới nên học Xuất nhập khẩu Logistics theo lộ trình nào?
Nếu bắt đầu từ con số 0, bạn có thể học theo trình tự:
Tổng quan ngành → Quy trình XNK → Incoterms → Chứng từ → HS Code → Hải quan → Vận tải Logistics → Thanh toán quốc tế → Tiếng Anh & Excel → Thực hành nghiệp vụ.
Không nên học quá nhiều nội dung cùng lúc. Hãy bắt đầu bằng việc hiểu toàn bộ quy trình của một lô hàng, sau đó mới đi sâu vào từng nghiệp vụ. Cách học này giúp kiến thức có sự liên kết và dễ ghi nhớ hơn.
12. Học Xuất nhập khẩu Logistics tại HAN EXIM
Với người mới, một chương trình đào tạo bài bản có thể giúp rút ngắn thời gian tìm hiểu và tránh tình trạng học kiến thức rời rạc.
HAN EXIM định hướng đào tạo Xuất nhập khẩu – Logistics theo hướng thực tế, giúp học viên tiếp cận các kiến thức về hợp đồng, chứng từ, Incoterms, hải quan, giao nhận vận tải và các nghiệp vụ liên quan.
Việc kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và thực hành chứng từ, tình huống nghiệp vụ giúp người học dễ hình dung hơn về công việc thực tế và có sự chuẩn bị tốt hơn trước khi đi làm.
Để bắt đầu học Xuất nhập khẩu Logistics, bạn nên xây dựng nền tảng từ những kiến thức quan trọng như quy trình XNK, Incoterms, chứng từ, HS Code, hải quan, vận tải quốc tế và thanh toán.
Bên cạnh đó, đừng bỏ qua tiếng Anh chuyên ngành, Excel và kỹ năng xử lý tình huống. Đặc biệt, hãy dành thời gian thực hành trên chứng từ và các tình huống thực tế để biến kiến thức thành kỹ năng.
Một lộ trình học đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ tiếp cận ngành, hiểu rõ công việc và từng bước phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu – Logistics. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
