Nhiều người bước vào lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa với kỳ vọng: “Chỉ cần có khách, ký hợp đồng, gửi hàng là xong.” Nhưng thực tế lại phũ phàng hơn nhiều.
Họ phát hiện ra rằng: Một bộ chứng từ thiếu chỉ một mục nhỏ có thể khiến hàng nằm cả tuần trong cảng. Một con số sai trong invoice có thể dẫn đến kiểm hóa đỏ. Một lựa chọn Incoterms sai có thể khiến doanh nghiệp mất hàng chục triệu vì phí local charges. Một forwarder thiếu kinh nghiệm có thể khiến bạn trễ tàu, trễ cả hợp đồng.
Nhiều doanh nghiệp mới còn chia sẻ rằng: “Mỗi lần khai báo hải quan là tim đập thình thịch vì không biết hôm nay bị lỗi gì nữa.” Bởi vậy, hiểu về xuất nhập khẩu hàng hóa không chỉ để làm đúng mà còn để không phải trả tiền oan. Vậy các bạn hãy cùng Han Exim tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. Xuất nhập khẩu hàng hóa, trái tim của thương mại quốc tế
Nếu kinh tế đất nước là một cơ thể, thì hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa chính là dòng máu nuôi sống toàn bộ hệ thống.
Nó giúp: Hàng Việt đi ra thế giới. Công nghệ, nguyên liệu, máy móc từ nước ngoài đi vào Việt Nam
– Doanh nghiệp mở rộng thị trường
– Nền kinh tế tăng trưởng
Không có xuất nhập khẩu, hàng hóa sẽ “mắc kẹt” trong biên giới, doanh nghiệp khó cạnh tranh, và nền kinh tế khó phát triển.
2. Từ khi khách đặt hàng đến khi hàng ra khỏi cảng – một hành trình đầy “chông gai”
Thực tế quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ có vài bước cơ bản như sách vở nói. Mỗi giai đoạn đều chứa rủi ro mà người mới thường không biết.
Dưới đây là quy trình thực chiến:
2.1. Ký hợp đồng – Thiếu một dòng cũng có thể gây tranh cãi
Nhiều hợp đồng ngoại thương ghi điều kiện giao hàng không rõ ràng, hoặc thậm chí ghi sai Incoterms phiên bản cũ.
Ví dụ sai lầm phổ biến: Ghi “CIF Vietnam” – quá chung chung. Không ghi cảng xếp/dỡ. Không ghi rõ ai chịu phí local charges
Kết quả: Hãng tàu tính phí cao → tranh cãi → chậm giao hàng → mất uy tín.
2.2. Chuẩn bị chứng từ – Giai đoạn khiến nhiều người mất ngủ
Một bộ chứng từ chuẩn cho xuất nhập khẩu hàng hóa thường gồm: Invoice, packing List, bill of Lading, contract, C/O, chứng thư kiểm định
Chỉ cần một lỗi nhỏ như: Sai tên công ty, thiếu chữ ký, lỗi chính tả trên vận đơn, số lượng hàng trên invoice không khớp PL
Là bạn có thể bị: Hải quan trả hồ sơ, êu cầu chỉnh sửa B/L (mất phí), trễ tàu → trễ hợp đồng
2.3. Đặt booking – nơi mọi sự “may rủi” bắt đầu
Có người nói: “Hãy chọn forwarder như chọn người yêu – sai một lần là nhớ cả đời.”
Một forwarder chuyên nghiệp sẽ: Nhắc bạn cut-off time, kiểm tra lịch tàu chính xác, tư vấn mã HS,hỗ trợ xử lý chứng từ
Forwarder kém sẽ: Đặt booking tàu rẻ nhưng local charges cao. Không nhắc hạn nộp SI → trễ tàu. Thiếu trách nhiệm khi có sai sót. Và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến… tiền của bạn.
2.4. Thủ tục hải quan – nơi ai cũng “sợ nhất”
Ai từng làm thủ tục hải quan đều hiểu:
“Luồng là định mệnh.”
Luồng xanh → vui
Luồng vàng → hơi lo
Luồng đỏ → đứng hình
Nhiều doanh nghiệp gặp luồng đỏ liên tục chỉ vì: Khai sai mã HS, khai giá không phù hợp, thiếu chứng từ, lịch sử doanh nghiệp không tốt
Hậu quả: Kiểm hóa 100%, phát sinh chi phí bốc dỡ, chậm tiến độ giao hàng
3. Nhập khẩu hàng hóa tưởng dễ nhưng lại dễ phát sinh phí
Nhập khẩu cũng “đau đầu” không kém xuất khẩu.
Kiểm tra bộ chứng từ, việc không làm kỹ là trả giá ngay
Không ít người mới bị: Nhà cung cấp gửi sai B/L, invoice thiếu dấu, C/O không hợp lệ
Khi hàng đến cảng mới phát hiện → phải chỉnh lại → trễ hàng – mất tiền.
Lấy D/O – nơi bắt đầu của chuỗi phí “không tên”
Doanh nghiệp phải đóng: Phí D/O, CIC, Cleaning fee, AMS, EBS, Handling
Rất nhiều doanh nghiệp mới bị “ngợp” khi thấy local charges cao gấp 3–5 lần cước vận chuyển quốc tế.
Kéo hàng về kho – chỉ chậm 1 ngày là trả thêm vài triệu
Phí DEM/DET/LƯU BÃI tính theo ngày.
Một container chỉ cần chậm 1–2 ngày là doanh nghiệp có thể mất: 1–3 triệu tiền lưu bãi mỗi ngày, 300–500 USD tiền DEM/DET từ hãng tàu
Xem thêm: Những Điều Quan Trọng Trong Nghiệp Vụ Sale Xuất Nhập Khẩu
4. Những sai lầm cực kỳ phổ biến khi làm xuất nhập khẩu hàng hóa
Chọn sai Incoterms → người bán lời, mình chịu phí
Rất nhiều doanh nghiệp Việt bị nhà cung cấp “điều khiển” khi chọn điều kiện CIF hoặc CFR.
Hậu quả: Local charges cao bất thường, không kiểm soát được lịch tàu, hãng tàu do người bán chọn, thường khó làm việc
Sai mã HS – Tưởng nhỏ nhưng gây hậu quả lớn
Sai mã HS dẫn đến: Tính sai thuế, kiểm hóa đỏ, phạt theo quy định
Không đọc kỹ hợp đồng ngoại thương
Nhiều hợp đồng không ghi: Điều kiện thanh toán rõ ràng, phí nào do ai chịu, tiêu chuẩn hàng hóa
Khi xảy ra tranh chấp → rất khó xử lý.
Tin hoàn toàn vào forwarder
Forwarder tốt rất quan trọng, nhưng không có nghĩa bạn bỏ toàn bộ kiến thức.
Người không biết gì → luôn bị động → dễ bị đội phí.
5. Kiến thức “sống còn” khi làm xuất nhập khẩu hàng hóa
Để làm tốt lĩnh vực này, bạn cần ít nhất nắm vững:
– HS Code – định danh hàng hóa: Quyết định: Thuế, kiểm tra chuyên ngành, có bị kiểm hóa hay không
– Incoterms: Xác định trách nhiệm – phí – rủi ro giữa người bán và người mua.
– Bộ chứng từ: Cần hiểu từng loại chứng từ: B/L, Invoice, PL, C/O, COA…
– Luật hải quan: Đặc biệt với hàng kiểm tra chuyên ngành.
– Chi phí logistics: Biết từng loại phí để không bị “chặt chém”.
6. Làm sao giảm chi phí xuất nhập khẩu hàng hóa đến mức tối đa?
6.1. Tránh CIF khi nhập – chọn FOB
FOB giúp: Chủ động hãng tàu, kiểm soát chi phí, local charges minh bạch
6.2. Kiểm tra bộ chứng từ ngay khi nhà cung cấp gửi bản mềm
Chỉ cần sai 1 dòng → mất cả tuần chỉnh sửa.
6. 3. Làm việc với forwarder có uy tín và kinh nghiệm
Một forwarder tốt giúp giảm rủi ro đến 70%.
6. 4. Khai đúng – đủ – rõ ràng khi làm hải quan
Để tránh bị trả hồ sơ hoặc phân luồng đỏ.
6.5. Theo dõi lịch tàu – cut-off – thời gian miễn phí DEM/DET
Đây là yếu tố sống còn khi nhập khẩu.
7. Xu hướng xuất nhập khẩu hàng hóa trong năm 2025
– Thương mại điện tử xuyên biên giới tăng trưởng mạnh: Nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng có thể xuất khẩu đi Mỹ – EU – Nhật bằng hình thức online.
– Ứng dụng công nghệ số trong hải quan: Khai báo online, hồ sơ điện tử, tự động hóa ngày càng phổ biến.
– Tối ưu logistics xanh: Tiết kiệm nhiên liệu, giảm phát thải → cước phí thay đổi theo xu hướng xanh.
– FTA mở rộng: Nhiều mặt hàng được giảm thuế → cơ hội lớn cho doanh nghiệp.
Xuất nhập khẩu hàng hóa không khó, nhưng cũng không hề đơn giản. Nó đòi hỏi: Kiến thức, kinh nghiệm, sự cẩn thận, sự hiểu biết về chứng từ – luật – quy trình
Người làm xuất nhập khẩu tốt không phải người biết mọi thứ, mà là người biết: Tránh sai lầm, giảm rủi ro, tối ưu chi phí, xử lý tình huống. Chỉ cần bạn nắm nền tảng vững chắc, bạn sẽ tự tin xử lý mọi lô hàng – dù là xuất hay nhập. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!
—————————————————————————
CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)
Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu & Logistics
Mobile: 0906246584 I 0986538963
Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội
