Xuất Khẩu Hàng Hóa Từ Việt Nam Đi Nước Ngoài Gồm Những Bước Nào?

Xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài là hoạt động ngày càng phổ biến khi doanh nghiệp Việt mở rộng thị trường sang Mỹ, châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều quốc gia khác. Tuy nhiên, với những người mới làm xuất nhập khẩu, quy trình xuất khẩu có thể khá phức tạp vì liên quan đến hợp đồng, chứng từ, hải quan, vận chuyển quốc tế và thanh toán.

Vậy quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài gồm những bước nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì và cần lưu ý điều gì để hạn chế phát sinh trong quá trình xuất hàng? Hãy cùng HAN EXIM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa là gì?

Quy trình xuất khẩu hàng hóa là chuỗi các công việc được thực hiện từ khi doanh nghiệp nhận đơn hàng hoặc ký hợp đồng ngoại thương cho đến khi hàng hóa được giao cho người mua ở nước ngoài và hoàn tất các thủ tục liên quan.

Tùy theo mặt hàng, thị trường, phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng, quy trình thực tế có thể khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài thường bao gồm:

Ký hợp đồng → Chuẩn bị hàng → Chuẩn bị chứng từ → Đặt booking → Khai hải quan → Làm thủ tục thông quan → Giao hàng ra cảng/sân bay → Xếp hàng lên phương tiện vận tải → Nhận chứng từ vận tải → Hoàn tất thanh toán và hồ sơ.

2. Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng ngoại thương

Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp cần có khách hàng và thống nhất các điều khoản giao dịch.

Hai bên thường trao đổi về:

– Tên và quy cách hàng hóa

–  Số lượng

– Đơn giá

– Tổng giá trị hợp đồng

– Điều kiện giao hàng theo Incoterms

– Phương thức thanh toán

– Thời gian giao hàng

– Địa điểm giao hàng

– Yêu cầu về đóng gói, nhãn mác

– Chứng từ người mua yêu cầu

Sau khi thống nhất các điều khoản, hai bên có thể ký hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa, chứng từ và thực hiện các bước tiếp theo.

3. Bước 2: Kiểm tra điều kiện xuất khẩu của hàng hóa

Không phải tất cả hàng hóa đều có thể xuất khẩu theo cùng một quy trình.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

– Hàng hóa có thuộc diện cấm xuất khẩu hay không?

– Có thuộc diện quản lý bằng giấy phép không?

– Có cần kiểm tra chuyên ngành không?

– Có yêu cầu về kiểm dịch hay chứng nhận đặc biệt không?

– Thị trường nhập khẩu có yêu cầu riêng đối với sản phẩm hay không?

Việc kiểm tra từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng đã sản xuất nhưng không đủ điều kiện để xuất khẩu.

Đặc biệt với thực phẩm, nông sản, dược phẩm, hóa chất, động vật và các sản phẩm có yêu cầu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy định trước khi làm thủ tục.

4. Bước 3: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa

Sau khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp tiến hành sản xuất hoặc tập kết hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng.

Hàng hóa cần được:

– Kiểm tra số lượng và chất lượng

– Đóng gói phù hợp với phương thức vận chuyển

– Ghi nhãn theo yêu cầu

– Phân loại và sắp xếp hàng hóa

– Chuẩn bị pallet hoặc vật liệu bảo vệ nếu cần

Đối với hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến cách đóng hàng vào container để hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

5. Bước 4: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu

Một trong những phần quan trọng nhất của quy trình xuất khẩu hàng hóa là chuẩn bị chứng từ.

Tùy từng lô hàng, bộ chứng từ có thể bao gồm:

5.1. Commercial Invoice

Commercial Invoice là hóa đơn thương mại thể hiện giá trị giao dịch giữa người bán và người mua.

Thông thường Invoice có các thông tin như: Người bán, người mua, số Invoice, ngày phát hành, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán

5.2. Packing List

Packing List thể hiện thông tin về cách đóng gói hàng hóa, chẳng hạn: Số kiện, loại bao bì, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước kiện hàng, số lượng hàng trong từng kiện

5.3. Bill of Lading hoặc Air Waybill

Nếu vận chuyển bằng đường biển, doanh nghiệp thường sử dụng Bill of Lading (B/L). Nếu vận chuyển bằng đường hàng không, chứng từ vận tải thường là Air Waybill (AWB).

5.4. Certificate of Origin

C/O – Certificate of Origin là chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu C/O để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại hoặc đáp ứng yêu cầu nhập khẩu.

Ngoài những chứng từ trên, tùy từng lô hàng có thể phát sinh thêm chứng thư kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, giấy phép xuất khẩu hoặc các chứng từ khác.

6. Bước 5: Đặt booking vận chuyển

Sau khi có kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics tiến hành đặt chỗ với hãng vận tải.

Đối với vận chuyển đường biển, doanh nghiệp thường cần cung cấp: Cảng đi, cảng đến, tên hàng, số lượng container, loại container, thời gian dự kiến đóng hàng, thông tin người gửi và người nhận

Sau khi booking được xác nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin về chuyến tàu, thời gian cut-off và các yêu cầu liên quan.

Nếu vận chuyển hàng không, quy trình booking sẽ được thực hiện với hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển.

Read more: Khóa Học ELearning Xuất Nhập Khẩu – Logsitics Tại Hà Nội

7. Bước 6: Khai tờ khai hải quan xuất khẩu

Tiếp theo là bước khai hải quan xuất khẩu. Doanh nghiệp hoặc đơn vị khai thuê hải quan chuẩn bị thông tin và thực hiện khai báo trên hệ thống hải quan.

Một số thông tin quan trọng cần khai gồm: Mã loại hình, mã HS, thông tin người xuất khẩu, thông tin người nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển

Trong đó, mã HS là một nội dung cần đặc biệt chú ý vì việc xác định sai mã có thể dẫn đến các vấn đề liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa và thuế.

8. Bước 7: Phân luồng và làm thủ tục hải quan

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ phân luồng.

Thông thường có:

– Luồng xanh: tờ khai được thông quan theo quy định mà không phải kiểm tra hồ sơ giấy hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo cơ chế của luồng này.

– Luồng vàng: hải quan kiểm tra hồ sơ.

– Luồng đỏ: hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Tùy kết quả phân luồng, doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo để hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu.

Nếu tờ khai cần kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp với hải quan để đưa hàng đến khu vực kiểm tra theo yêu cầu.

9. Bước 8: Đưa hàng ra cảng hoặc sân bay

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, hàng hóa được đưa đến cảng, kho hàng không hoặc địa điểm giao hàng theo kế hoạch.

Đối với hàng container đường biển, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng được đưa vào cảng trước thời hạn cut-off mà hãng tàu hoặc cảng quy định.

Nếu giao hàng sau thời gian cut-off, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại booking hoặc phát sinh thêm chi phí tùy trường hợp.

10. Bước 9: Hàng được xếp lên tàu hoặc máy bay

Khi hàng đã hoàn tất các điều kiện cần thiết, hàng sẽ được xếp lên phương tiện vận tải quốc tế.

Với hàng biển, sau khi tàu chạy, hãng tàu hoặc forwarder sẽ phát hành Bill of Lading theo thỏa thuận.

Với hàng không, doanh nghiệp nhận Air Waybill.

Đây là những chứng từ quan trọng trong việc chứng minh và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa.

11. Bước 10: Gửi chứng từ cho người mua và hoàn tất thanh toán

Sau khi hàng được giao hoặc tàu đã chạy, doanh nghiệp thực hiện gửi bộ chứng từ cho người mua theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Tùy phương thức thanh toán, doanh nghiệp có thể cần cung cấp:

– Commercial Invoice

– Packing List

– Bill of Lading/Air Waybill

– Certificate of Origin

– Chứng thư kiểm dịch hoặc chứng nhận khác nếu có

Nếu thanh toán theo T/T, người mua sẽ thanh toán theo các mốc được quy định trong hợp đồng.

Nếu sử dụng L/C, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu chứng từ và đảm bảo bộ chứng từ phù hợp với điều khoản của L/C.

12. Những chứng từ thường gặp khi xuất khẩu hàng hóa

Để dễ theo dõi, người mới học xuất nhập khẩu có thể tham khảo bảng dưới đây:

Chứng từ	Mục đích
Sales Contract	Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa hai bên
Commercial Invoice	Thể hiện giá trị giao dịch
Packing List	Thể hiện cách đóng gói hàng hóa
Bill of Lading	Chứng từ vận tải đường biển
Air Waybill	Chứng từ vận tải hàng không
C/O	Chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Tờ khai hải quan	Khai báo hàng hóa với cơ quan hải quan
Booking Confirmation	Xác nhận đặt chỗ vận chuyển
Chứng từ kiểm dịch	Áp dụng với hàng thuộc diện kiểm dịch
Chứng nhận/chứng từ chuyên ngành	Tùy thuộc mặt hàng và thị trường

13. Những lưu ý khi thực hiện quy trình xuất khẩu

Kiểm tra kỹ mã HS

Mã HS ảnh hưởng đến việc xác định chính sách quản lý và các nghĩa vụ liên quan. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi khai báo.

Kiểm tra chính sách mặt hàng

Không nên đợi đến khi hàng đã hoàn thiện mới kiểm tra điều kiện xuất khẩu. Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế rủi ro phát sinh.

Kiểm tra thông tin trên chứng từ

Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, người mua, người bán và các thông tin liên quan cần được kiểm tra thống nhất giữa các chứng từ.

Theo dõi thời gian cut-off

Đặc biệt với hàng xuất khẩu bằng đường biển, cần theo dõi thời gian cut-off để đảm bảo hàng được giao đúng kế hoạch.

Xác định rõ trách nhiệm theo Incoterms

Điều kiện như EXW, FOB, CIF, CFR, DAP hay DDP sẽ phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua theo những cách khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ điều kiện được sử dụng trong hợp đồng.

14. Người mới học xuất nhập khẩu cần nắm những gì?

Nếu mới bắt đầu, bạn không nhất thiết phải ghi nhớ toàn bộ quy trình ngay lập tức. Có thể học theo trình tự:

Chứng từ → Incoterms → Mã HS → Hải quan → Logistics → Thanh toán quốc tế → Thực hành một bộ hồ sơ xuất khẩu.

Quan trọng nhất là hiểu được mối liên hệ giữa các công việc. Ví dụ, từ một hợp đồng ngoại thương có thể xác định điều kiện giao hàng, từ đó xác định trách nhiệm vận chuyển; sau đó chuẩn bị chứng từ, khai hải quan và phối hợp với đơn vị logistics để đưa hàng ra cảng.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài gồm nhiều công việc liên kết với nhau, từ tìm kiếm khách hàng, ký hợp đồng, chuẩn bị hàng hóa, làm chứng từ, khai hải quan cho đến vận chuyển và hoàn tất thanh toán.

Đối với người mới, việc nắm được quy trình tổng thể sẽ giúp dễ hình dung công việc của nhân viên xuất nhập khẩu và Logistics trong thực tế. Sau khi hiểu từng bước, bạn có thể tiếp tục đi sâu vào các nghiệp vụ như khai báo hải quan, kiểm tra chứng từ, booking tàu, Incoterms, thanh toán quốc tế và xử lý bộ chứng từ xuất khẩu.

Nếu muốn làm nghề thực tế, việc học song song kiến thức và thực hành chứng từ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn cách một lô hàng xuất khẩu được xử lý từ đầu đến cuối. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!