Điều Khoản Giao Hàng Trong Xuất Nhập Khẩu Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Trong một hợp đồng ngoại thương, điều khoản giao hàng là một trong những nội dung quan trọng mà người làm xuất nhập khẩu cần nắm rõ. Điều khoản này không chỉ quy định thời gian và địa điểm giao hàng mà còn liên quan đến trách nhiệm, chi phí và rủi ro của người bán và người mua.

Đặc biệt với những bạn mới làm xuất nhập khẩu, việc đọc một hợp đồng có các điều kiện như FOB, CIF, FCA hay DDP đôi khi khá khó hiểu. Vậy điều khoản giao hàng là gì, thường bao gồm những nội dung nào và cần lưu ý gì khi soạn thảo hợp đồng? Hãy cùng HAN EXIM tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Điều khoản giao hàng là gì?

Điều khoản giao hàng (Delivery Term/Shipment Term) là phần trong hợp đồng ngoại thương quy định cách thức và điều kiện mà người bán phải giao hàng cho người mua.

Nội dung điều khoản này thường thể hiện các thông tin như:

– Điều kiện giao hàng theo Incoterms.

– Địa điểm giao hàng.

– Thời gian giao hàng.

– Phương thức vận chuyển.

– Cảng đi, cảng đến nếu vận chuyển bằng đường biển.

– Quy định về giao hàng từng phần.

– Quy định về chuyển tải.

– Một số yêu cầu khác liên quan đến việc giao nhận hàng hóa.

Nói đơn giản, khi đọc điều khoản giao hàng, bạn cần xác định được: hàng được giao ở đâu, khi nào, bằng phương thức nào và bên bán/bên mua chịu trách nhiệm đến đâu.

Trong chương trình đào tạo xuất nhập khẩu – logistics của HAN EXIM, nội dung về Incoterms được kết nối với quy trình xuất nhập khẩu thực tế để người học hiểu cách áp dụng thay vì chỉ ghi nhớ lý thuyết.

2. Điều khoản giao hàng thường gồm những nội dung nào?

Tùy từng hợp đồng, điều khoản giao hàng có thể được quy định khác nhau. Tuy nhiên, một điều khoản tương đối đầy đủ thường cần quan tâm đến các nội dung sau.

Điều kiện giao hàng – Incoterms

Đây là nội dung rất quan trọng.

Một số điều kiện thường gặp gồm:

– EXW – Ex Works

– FCA – Free Carrier

– FAS – Free Alongside Ship

– FOB – Free On Board

– CFR – Cost and Freight

– CIF – Cost, Insurance and Freight

– CPT – Carriage Paid To

– CIP – Carriage and Insurance Paid To

– DAP – Delivered At Place

– DPU – Delivered at Place Unloaded

– DDP – Delivered Duty Paid

Ví dụ:

FOB Hai Phong Port, Vietnam – Incoterms® 2020

Cách ghi này cho biết điều kiện giao hàng là FOB, địa điểm được xác định là cảng Hải Phòng và áp dụng phiên bản Incoterms 2020.

Khi sử dụng Incoterms, không nên chỉ ghi tên điều kiện như “FOB” hoặc “CIF” mà nên ghi rõ địa điểm cụ thể và phiên bản Incoterms áp dụng để hạn chế cách hiểu khác nhau giữa các bên.

3. Thời gian giao hàng

Thời gian giao hàng cũng cần được quy định rõ trong hợp đồng.

Có thể quy định theo nhiều cách, chẳng hạn:

– Giao hàng vào một ngày cụ thể.

– Giao hàng trong một khoảng thời gian.

– Giao hàng trong vòng X ngày kể từ ngày nhận tiền đặt cọc.

– Giao hàng trong vòng X ngày kể từ ngày mở L/C.

– Giao hàng theo lịch đã thỏa thuận.

Ví dụ: Shipment: Within 30 days after receipt of the deposit.

Có thể hiểu là: Giao hàng trong vòng 30 ngày kể từ khi người bán nhận được tiền đặt cọc.

Cách quy định này giúp hai bên xác định được thời điểm bắt đầu tính thời hạn giao hàng.

4. Địa điểm giao hàng

Địa điểm giao hàng cần được ghi cụ thể, đặc biệt khi sử dụng các điều kiện Incoterms.

Ví dụ: FCA Hanoi Factory, Vietnam – Incoterms® 2020

hoặc: CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms® 2020

Không nên chỉ ghi: CIF Germany vì thông tin này chưa xác định rõ địa điểm hoặc cảng đích.

Việc ghi địa điểm cụ thể sẽ giúp các bên dễ xác định trách nhiệm liên quan đến vận chuyển, giao nhận và phân chia chi phí.

5. Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng

Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hợp đồng thường cần xác định rõ cảng đi và cảng đến.

Ví dụ:

Port of Loading: Hai Phong Port, Vietnam

Port of Discharge: Hamburg Port, Germany

Trong thực tế, các thông tin này có thể liên quan đến booking, vận đơn, Shipping Instruction và các chứng từ vận tải khác.

Do đó, người làm chứng từ cần kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng, booking, Invoice, Packing List và vận đơn để hạn chế sai sót.

6. Quy định về giao hàng từng phần

Hợp đồng có thể quy định có cho phép Partial Shipment – giao hàng từng phần hay không.

Ví dụ: Partial Shipment: Not Allowed

Có nghĩa là không cho phép giao hàng từng phần.

Hoặc: Partial Shipment: Allowed

Có nghĩa là cho phép người bán giao hàng thành nhiều lần theo thỏa thuận.

Quy định này đặc biệt cần chú ý khi đơn hàng có số lượng lớn hoặc được vận chuyển thành nhiều chuyến.

7. Quy định về chuyển tải

Nếu hàng được vận chuyển bằng đường biển, hợp đồng có thể quy định về Transshipment – chuyển tải.

Ví dụ: Transshipment: Allowed

hoặc: Transshipment: Not Allowed

Việc có cho phép chuyển tải hay không có thể ảnh hưởng đến phương án vận chuyển và lịch trình giao hàng. Vì vậy, cần thống nhất trước giữa người mua, người bán và các bên liên quan.

8. Điều khoản giao hàng liên quan như thế nào đến Incoterms?

Một trong những điểm người mới học xuất nhập khẩu thường nhầm là cho rằng Incoterms chỉ dùng để xác định “ai trả tiền vận chuyển”.

Thực tế, Incoterms quy định nhiều vấn đề hơn, đặc biệt là:

– Điểm giao hàng.

– Thời điểm chuyển giao rủi ro.

– Trách nhiệm của người bán.

– Trách nhiệm của người mua.

– Một số nghĩa vụ liên quan đến vận tải.

– Chi phí mà mỗi bên phải chịu.

– Nghĩa vụ về bảo hiểm đối với một số điều kiện.

Ví dụ, với CIF, người bán có trách nhiệm ký hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm theo phạm vi được quy định trong Incoterms. Trong khi đó, với FOB, trách nhiệm của người bán và người mua được phân chia khác.

Vì vậy, khi đọc điều khoản giao hàng, không nên chỉ nhìn vào chữ FOB, CIF hay DDP mà cần hiểu toàn bộ trách nhiệm đi kèm.

9. Ví dụ về điều khoản giao hàng trong hợp đồng ngoại thương

Một điều khoản có thể được thể hiện như sau:

DELIVERY TERMS:

– Port of Loading: Hai Phong Port, Vietnam

– Port of Discharge: Hamburg Port, Germany

– Shipment: Within 30 days after receipt of deposit

– Partial Shipment: Allowed

– Transshipment: Allowed

– Trade Term: CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms® 2020

Khi đọc điều khoản trên, người làm xuất nhập khẩu cần xác định được:

Thứ nhất, hàng được xếp tại cảng Hải Phòng.

Thứ hai, hàng được vận chuyển đến cảng Hamburg.

Thứ ba, thời hạn giao hàng là trong vòng 30 ngày sau khi nhận tiền đặt cọc.

Thứ tư, hợp đồng cho phép giao hàng từng phần và chuyển tải.

Thứ năm, hai bên áp dụng điều kiện CIF theo Incoterms 2020.

Đây là cách đọc điều khoản giao hàng mà người mới làm xuất nhập khẩu nên luyện tập thường xuyên.

10. Những lỗi thường gặp khi soạn điều khoản giao hàng

Ghi điều kiện Incoterms nhưng không ghi địa điểm

Ví dụ:

FOB – Incoterms 2020

Cách ghi này chưa đủ rõ. Nên xác định cụ thể địa điểm/cảng liên quan.

Không thống nhất thời gian giao hàng

Ví dụ hợp đồng ghi giao hàng trong 30 ngày nhưng email trao đổi lại ghi 45 ngày.

Những thông tin không thống nhất có thể gây tranh chấp khi thực hiện hợp đồng.

Không quy định giao hàng từng phần

Đối với những đơn hàng lớn, việc không quy định rõ Partial Shipment có thể khiến các bên hiểu khác nhau khi phát sinh nhu cầu giao nhiều lần.

Nhầm lẫn giữa chi phí và rủi ro

Chi phí vận chuyển và thời điểm chuyển rủi ro không phải lúc nào cũng chuyển giao tại cùng một thời điểm.

Đây là lý do người làm xuất nhập khẩu cần học Incoterms một cách có hệ thống thay vì chỉ học thuộc tên các điều kiện.

11. Cách học điều khoản giao hàng dễ hiểu hơn

Nếu bạn mới bắt đầu học xuất nhập khẩu, hãy thử học theo trình tự:

Bước 1: Hiểu quy trình một lô hàng xuất nhập khẩu.

Bước 2: Tìm hiểu Incoterms và trách nhiệm của người bán, người mua.

Bước 3: Đọc các mẫu hợp đồng ngoại thương thực tế.

Bước 4: Tập xác định thời gian, địa điểm giao hàng và điều kiện giao hàng.

Bước 5: Thực hành soạn một điều khoản giao hàng hoàn chỉnh.

Khi đã quen, bạn có thể tiếp tục kết nối điều khoản giao hàng với các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, Booking, Bill of Lading và các chứng từ xuất nhập khẩu khác.

Đây cũng là cách tiếp cận thực tế mà HAN EXIM hướng tới trong chương trình đào tạo: kết hợp kiến thức xuất nhập khẩu với thực hành chứng từ và quy trình nghiệp vụ.

Điều khoản giao hàng là một phần quan trọng trong hợp đồng ngoại thương. Một điều khoản được quy định rõ ràng sẽ giúp các bên hiểu đúng về thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển cũng như trách nhiệm và chi phí liên quan.

Nếu bạn đang học hoặc mới bắt đầu làm xuất nhập khẩu, hãy đặc biệt chú ý đến Incoterms, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, cảng đi – cảng đến, Partial Shipment và Transshipment.

Đừng chỉ học thuộc tên các điều kiện FOB, CIF, EXW hay DDP. Quan trọng hơn là bạn phải hiểu khi áp dụng điều kiện đó thì người bán và người mua thực sự phải làm gì.

HAN EXIM tập trung đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu – logistics theo hướng kết hợp kiến thức chuyên môn với thực hành thực tế. Nội dung đào tạo hiện có cả phần Incoterms, hợp đồng ngoại thương và các chứng từ thường gặp trong doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Fanpage của Han Exim để không bỏ lỡ những kiến thức hay và các kỹ năng mềm về xuất nhập khẩu nhé!